Zeit manipulieren mit diesen 14 effektiven Zeitmanagement-Tipps
Werde durch den Einsatz der 14 folgenden Tipps zum Zeitmanagement-Profi und nutze das volle Potenzial Deiner Deiner täglichen 24h, ohne dabei mehr Stress zu verspüren oder ungenügend zu schlafen.
Wir alle haben 24 Stunden am Tag. Aber warum scheint es, dass manche Menschen jede Minute des Tages optimal nutzen können? Ob Du es glaubst oder nicht, sie haben nicht die Macht, die Zeit zu verlangsamen. Aber sie wissen, wie sie ihre Zeit richtig einteilen können.
Willst Du wissen, wie auch Du ein Meister des Zeitmanagements werden kannst? Beginne damit, diese 14 superstarken Zeitmanagement-Tipps anzuwenden.
1. Setze Dir für jede Aufgabe ein Zeitlimit.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Zeitlimit für jede Aufgabe verhindert, dass ich mich ablenken oder aufschieben lasse. Wenn ich zum Beispiel einen Artikel für meinen Blog schreiben will, gebe ich mir zwei Stunden Zeit.
Wenn ich also um 8 Uhr morgens anfange, versuche ich, ihn bis 10 Uhr zu schreiben. In gewisser Weise wird das zum Spiel.
Da ich Puffer zwischen Aufgaben und Aktivitäten einbaue, kann ich, wenn ich die Aufgabe nicht rechtzeitig fertigstelle, trotzdem daran arbeiten, ohne die Zeit für etwas anderes zu vergeuden.
2. Erstelle eine To-Do-Liste mit Prioritäten
Eines der schlimmsten Dinge, die Du tun kannst, ist aufzuwachen, ohne einen Plan für den Tag zu haben. Statt Dich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist, irrst Du ziellos umher und kümmerst Dich um eher triviale Dinge.
Deshalb solltest Du immer im Voraus planen und eine dieser Möglichkeiten nutzen:
Am Abend vorher. Bevor Du die Arbeit verlässt, verbringst Du die letzten 15 Minuten damit, Dein Büro aufzuräumen und eine Liste mit den wichtigsten Dingen für morgen zu erstellen.
Als erstes am Morgen. Schreibe während Deiner Morgenroutine die 3 oder 4 dringendsten und wichtigsten Dinge auf, die heute erledigt werden müssen, und arbeite daran, wenn Du am produktivsten bist.
3. Verbringe Deine Vormittage mit MITs.
Mark Twain hat einmal gesagt: “Wenn es Dein Job ist, einen Frosch zu essen, solltest Du das am besten gleich am Morgen tun. Und wenn es Deine Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, den größten zuerst zu essen.”
Widerlich? Sicher. Aber Twain wollte damit sagen, dass Du Dich morgens um Deine größten und schwierigsten Aufgaben kümmern solltest, auch bekannt als Deine wichtigsten Aufgaben (MITs) des Tages.
Es gibt ein paar Gründe, warum dies ein so effektiver Zeitmanagement-Trick ist. Zunächst einmal hast Du morgens normalerweise die meiste Energie. Es ist also besser, diese Aufgaben anzupacken, wenn Du noch nicht ausgelaugt bist. Außerdem kannst Du das Gefühl der Erledigung nutzen, um den Rest des Tages zu überstehen.
4. Setze Dir Zeitlimits und Fristen
Delegieren und Auslagern kann ein bisschen schwierig sein. Manchen fällt es schwer, die Arbeit, die sie früher gemacht hat, jemand anderem zu überlassen. Andere haben nicht die Zeit, jemand anderen für bestimmte Aufgaben zu schulen.
Die Sache ist die: Delegieren oder Auslagern ist eine echte Zeitersparnis, da es Dein Arbeitspensum verringert – was bedeutet, dass Du mehr Zeit für wichtigere Aufgaben hast oder weniger Arbeit erledigen musst. Entweder übergibst Du Aufgaben an qualifizierte Teammitglieder oder Du stellst einen erfahrenen Freiberufler ein. Und wenn Du Dich für eine interne Schulung entscheidest, wird sich die anfängliche Investition am Ende auszahlen.
5. Beginne mit kleinen Aufgaben
“In unserem Zeitalter der ständigen Ablenkung ist es dummerweise einfach, unsere Aufmerksamkeit zwischen dem, was wir tun sollten, und dem, womit uns die Gesellschaft bombardiert, aufzuteilen”, schreibt James Clear.
“Normalerweise müssen wir Nachrichten, E-Mails und To-Do-Listen abwägen, während wir gleichzeitig versuchen, etwas zu erledigen. Es ist selten, dass wir uns voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren.
Clear nennt das “halbe Arbeit” und hier sind ein paar Beispiele:
Du schreibst einen Bericht, hältst aber zufällig an, um Dein Handy zu checken, ohne dass es einen Grund dafür gibt. Du probierst ein neues Trainingsprogramm aus, wechselst aber ein paar Tage später zu einem anderen Programm, weil Du im Internet darüber gelesen hast.
Während Du telefonierst, schweifen Deine Gedanken zu Deinem E-Mail-Posteingang ab.
“Unabhängig davon, wo und wie Du in die Falle der halben Arbeit tappst, ist das Ergebnis immer dasselbe: Du bist nie voll bei der Sache, arbeitest selten über einen längeren Zeitraum an einer Aufgabe und brauchst doppelt so lange, um nur halb so viel zu erreichen“, fügt Clear hinzu.
Clear hat herausgefunden, dass der beste Weg, um die Halbwertszeit zu überwinden, darin besteht, sich “viel Zeit zu nehmen, um sich auf ein Projekt zu konzentrieren und alles andere zu streichen”. Er wählt zum Beispiel eine Übung aus und konzentriert sich beim Training nur auf diese Übung. Er nimmt sich auch ein paar Stunden Zeit für ein wichtiges Projekt, lässt aber das Telefon in einem anderen Raum.
“Die vollständige Ausschaltung von Ablenkungen ist der einzige Weg, den ich kenne, um tiefgründig und konzentriert zu arbeiten und zu vermeiden, dass Du nur halbe Arbeit leistest.”
6. Eat that Frog
Wenn Du diesen Artikel liest, dann offensichtlich, weil Du ein nützliches Zeitmanagement entdecken willst – und ich helfe Dir gerne dabei. Aber wenn Du mit Zeitmanagement zu kämpfen hast, kann die Lösung so einfach sein, wie Deinen Zeitplan zu ändern.
Anstatt bis 6:30 Uhr auszuschlafen, solltest Du zum Beispiel eine Stunde früher aufstehen. Ich persönlich finde, dass 5:15 Uhr die produktivste Zeit des Tages ist, weil ich dann Zeit habe, Sport zu treiben, meinen Tag zu planen, meine E-Mails durchzugehen und sogar an Nebenprojekten zu arbeiten, ohne gestört zu werden.
7. Lasse eine Pufferzeit zwischen Aufgaben und Meetings
Wenn Du sofort von einer Aufgabe oder Besprechung zur nächsten springst, mag es so aussehen, als würdest Du Deine Zeit gut nutzen, aber das hat genau den gegenteiligen Effekt. Wir brauchen Zeit, um den Kopf freizubekommen und neue Energie zu tanken, indem wir spazieren gehen, meditieren oder einfach nur träumen. Schließlich kann sich das menschliche Gehirn nur etwa 90 Minuten am Stück konzentrieren.
Ohne diese Pause ist es schwieriger, konzentriert und motiviert zu bleiben. Wenn Du Pufferzeiten einplanst, kannst Du auch verhindern, dass Du zu spät zu Deinem nächsten Meeting kommst. Ich finde, dass 25 Minuten zwischen Aufgaben und Meetings eine ideale Pufferzeit sind.
8. Organisiere Dich und erledige nur eine Aufgabe
Der Durchschnittsamerikaner verbringt jedes Jahr 2,5 Tage mit der Suche nach verlegten Gegenständen. Das führt dazu, dass wir jährlich über 2,7 Milliarden Dollar für den Ersatz dieser Gegenstände ausgeben. Höre auf, Deine Zeit und Dein Geld zu verschwenden und organisiere Dich!
Beginne damit, dass Du für alles einen festen Ablageort hast und dafür sorgst, dass die Gegenstände an ihren Platz zurückgebracht werden. Räume am Ende des Tages Deinen Arbeitsplatz auf und lege ein Dokumentenmanagementsystem an.
Und beginne mit Single-Tasking. Die meisten Menschen geben Multitasking als Hauptursache für das Verlegen von Gegenständen an.
9. Befolge die 80-20-Regel
“Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % des Aufwands resultieren. Diese Regel wird häufig im Verkauf angewandt, da 80 % der Verkäufe von 20 % der Kunden stammen”, schreibt Renzo Costarella in einem früheren Kalenderbeitrag.
“Wenn es darum geht, wie Du Deine Zeit einteilen solltest, kann dieses Prinzip ebenfalls angewendet werden. 80% Deiner Ergebnisse kommen von 20% Deiner Handlungen.”
Renzo schlägt vor, dass Du damit beginnst, “jeden Tag einen Blick auf Deinen Terminkalender oder Deine To-Do-Liste zu werfen. Versuche der Einfachheit halber, fünf Aufgaben zu notieren, die Du erledigen musst. Wenn Du das Prinzip anwendest, kannst Du wahrscheinlich die meisten Punkte auf Deiner Liste streichen. Das mag sich anfangs unnatürlich anfühlen, aber mit der Zeit wirst Du Dich darauf einstellen, dass Du Dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren wirst.”
10. Hör auf, perfekt zu sein
Wenn Du ein Perfektionist bist, wird nichts jemals gut genug sein. Das bedeutet, dass Du immer wieder zur gleichen Aufgabe zurückkehrst. Was glaubst Du, wie produktiv Dein Tag dadurch sein wird?
Also, hör auf, perfekt zu sein. Das gibt es nicht. Gib Dein Bestes und zieh weiter. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du keine Zeit unnötig verschwendest.
11. Sag einfach “Nein”
Ich weiß, dass Du niemanden verärgern willst. Aber Du kannst nur eine gewissen Anzahl von Aufgaben pro Tag erledigen. Wenn Du schon alle Hände voll zu tun hast, dann lehne die Einladung zum Essen oder die Hilfe für ein Projekt Deiner Kollegen ab, bis Du Zeit dafür hast.
12. Präge Dir wichtige Gewohnheiten ein
Charles Duhigg, der Autor von “Die Macht der Gewohnheit”, hat den Begriff “Schlüsselgewohnheiten” geprägt. Aber was sind sie? Einfach gesagt, sind es Gewohnheiten, die Dein Leben verändern können, wie z. B. Sport treiben, Deine Ernährung kontrollieren, tägliche Routinen entwickeln und meditieren.
Diese Gewohnheiten ersetzen schlechte Gewohnheiten und fördern andere gute Gewohnheiten. Das Ergebnis: Du bist gesünder, konzentrierter und kannst Deine Zeit besser einteilen.
13. Verschwende keine Zeit mit Warten
Ich will ehrlich sein. Ich kann es nicht ausstehen zu warten. Das liegt nicht daran, dass ich ungeduldig bin. Ich weiß nur, dass ich diese Zeit anderswo besser verbringen könnte.
Aber anstatt diese Zeit zu verschwenden, habe ich einen Weg gefunden, das Beste daraus zu machen. Wenn ich zum Beispiel im Wartezimmer sitze, lese ich ein inspirierendes Buch, höre einen Podcast oder plane einen kommenden Blogbeitrag.
14. Stelle ähnliche Aufgaben zu einem Stapel zusammen
Wenn Du ähnliche Aufgaben hast, packe sie zusammen. Beantworte zum Beispiel nicht den ganzen Tag über Deine Emails und Aufrufe. Plane eine bestimmte Zeit ein, um diese Aufgaben zu erledigen.
Der Grund dafür? Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliches Denken. Wenn Du zusammenhängende Aufgaben zusammenlegst, schaltet Dein Gehirn nicht ständig um – das heißt, Du sparst Dir die Zeit, in der Du Dich neu orientieren musst.
Planung, Umsetzung, Traumleben
Wir alle haben die gleichen 24 Stunden pro Tag. Deshalb macht einzig und allein die effektive Nutzung dieser Zeit den Unterschied.
Die besten Zeitmanagement-Tipps sind nur so gut wie Deine Umsetzung. Wenn Du diese kontinuierlich wiederholst und anwendest, wirst Du die Tricks und Methoden meistern und unglaubliches an einem Tag vollbringen können.
Zusammen mit den richtigen Gewohnheiten und diesen Zeitmanagement-Tipps kannst Du Deine hochgesteckten Ziele schneller erreichen als Du es womöglich denkst. Komm jetzt in die Umsetzung und nutze Dein ganzes Potential! Viel Erfolg!