Überzeugendere E-Mails verfassen – 8 effektive Tipps

In diesem Artikel findest Du einige hilfreiche Tipps, die Dir helfen, die Qualität deiner E-Mails zu verbessern. Wenn Du diese einfachen Strategien auf anwendest, bist Du in der Lage selbstbewusste und überzeugende E-Mails an jeden/jede zu senden, ohne dabei die Angst vor dem Versenden zu verspüren.

1. Überzeuge bereits mit der Betreffzeile

Die Betreffzeile kann über den Erfolg Deiner E-Mail entscheiden. Sie ist oft der entscheidende Faktor dafür, ob jemand Deine E-Mail öffnen wird. Leider tun sich viele Leute mit diesem Teil schwer.

Ist die Betreffzeile vage, indirekt oder gibt keinerlei Hinweis darauf, worum es in der E-Mail geht, wird sie vielleicht sofort gelöscht oder gleich ganz ignoriert. Ist sie beschreibend, spezifisch und sagt aus, dass es sich um eine Einleitung handelt, wird sie mit großer Wahrscheinlichkeit sofort geöffntet.

Betreffzeilen sind besonders wichtig, wenn Du Dich zum ersten Mal an jemanden wendest. Der Empfänger weiß nicht, wer Du bist, und kann Dich nur anhand der Betreffzeile einschätzen.

Auch wenn Du E-Mails intern in Deinem Unternehmen verschickst, lohnt es sich, eine gute Betreffzeile zu schreiben, damit der Empfänger eine Vorstellung davon hat, was ihn erwartet. Wie jeder vielbeschäftigte Mensch erhalten auch Deine Kolleginnen und Kollegen jeden Tag eine Menge E-Mails und würden die zusätzliche Mühe einer aussagekräftigen Betreffzeile sicher zu schätzen wissen.

Wie schreibst Du also eine gute Betreffzeile? Sei klar, direkt und beschreibe den Inhalt Deiner E-Mail. Hab keine Angst davor, die gesamte Betreffzeile auszufüllen.

Es gibt keinen Grund, auf hinterhältige Tricks oder Clickbait-Titel zurückzugreifen, nur um zum Öffnen zu verleiten. Laut einer Litmus-Umfrage aus dem Jahr 2019 fühlen sich die Empfänger dadurch betrogen und hintergangen. Dadurch verlierst Du das Vertrauen und landest möglicherweise in ihrem Papierkorb.

2. Verwende eine angemessene Anrede

Um die E-Mail einzuleiten, solltest Du mit einer angemessenen Begrüßung beginnen. Die Begrüßung besteht aus zwei Komponenten: der Anrede und dem Einleitungssatz.

Die richtige Anrede hängt von der jeweiligen Situation ab. Wenn Du eine formelle E-Mail an eine Bank oder eine staatliche Einrichtung schreibst, solltest Du mit “Sehr geehrte/r [X]” beginnen. Wenn Du eine E-Mail an jemanden schickst, den Du kennst, oder wenn Du in einer lockeren Umgebung arbeitest, dann ist es völlig in Ordnung, mit “Hallo [Name]” zu beginnen.

Eine Sache, die Du vermeiden solltest, ist die Verwendung von geschlechtsspezifischen und nicht inklusiven Begriffen wie “Hallo Jungs” in Deiner Anrede. Um Dir zu helfen, findest Du hier eine Liste von Anreden, die Du in Deinen E-Mails verwenden kannst:

• Sehr geehrte(r) [Vorname] [Name]
• Guten Morgen/Nachmittag [Vorname] [Name]
• Sehr geehrtes [X]-Team
• Hallo [Vorname] [Name]

3. Nutze die Einleitung als Aufmerksamkeitsmagnet

Sobald Du die Anrede aus dem Weg geräumt hast, ist es an der Zeit, mit Deiner E-Mail zu beginnen. Während die Betreffzeile darüber entscheidet, ob Deine E-Mail geöffnet wird, bestimmt Dein Eröffnungssatz, ob Deine E-Mail bis zum Ende gelesen wird.

Wenn es sich um eine Einleitung handelt, kannst Du mit etwas beginnen, von dem Du weißt, dass es den Empfänger interessieren wird. Das kannst Du herausfinden, indem Du ihre Profile in den sozialen Medien durchsuchst. Vielleicht hat er etwas Interessantes getwittert oder kürzlich etwas auf LinkedIn gepostet, auf das Du Dich beziehen kannst.

So baust Du eine Beziehung zu ihnen auf und zeigst, dass Du nicht einfach eine allgemeine E-Mail an mehrere Personen schickst.

Das ist natürlich nicht nötig, wenn Du eine E-Mail an eine Kollegin oder einen Kollegen schickst, aber es ist trotzdem wichtig, einen gewissen Kontext herzustellen, damit die Person weiß, worum es geht. Bei einem Kollegen oder einer Kollegin solltest Du mit dem “Warum” beginnen.

Niemand hat die Zeit (und die Geduld), zu erraten, worum es in einer E-Mail geht. Je eher Du die Frage nach dem “Warum” beantwortest, desto schneller wirst Du die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen.

4. Schreibe nur das wirklich Relevante

Laut Statista verschicken und empfangen wir weltweit etwa 319 Milliarden E-Mails pro Tag. Diese Statistik macht eines ganz deutlich: Wir verbringen viel Zeit mit dem Lesen von E-Mails. Deshalb überfliegen viele Menschen E-Mails nur, um das Wesentliche der Nachricht zu erfassen, und gehen dann zur nächsten weiter.

Aus diesem Grund solltest Du Deine E-Mails so optimieren, dass sie lesbar und durchsuchbar sind. Das kann folgendermaßen aussehen:

• Halte die Absätze kurz
• Aufzählungspunkte einfügen
• Verwendung von Bildern zur Auflockerung des Textes
• Auch wenn Du das Gefühl hast, alles in einer E-Mail mitteilen zu müssen, solltest Du das nicht tun

Niemand wartet sehnsüchtig auf einen dreiseitigen Aufsatz, der in seinem Posteingang landet. Überlege es Dir so: Was ist das Wichtigste, das Du aus Deiner E-Mail mitnehmen kannst, und gibt es eine bestimmte Handlung, die Dein Empfänger ausführen soll?

Dann schreibst Du Deine E-Mail und überprüfst beim erneuten Lesen, ob jede Zeile, die Du hinzufügst, dazu beiträgt, dass Du dieses Ziel erreichst. Ist das nicht der Fall, streiche sie. Wenn Du viele Informationen in einer E-Mail unterbringen musst, ist es wahrscheinlich besser, stattdessen ein Telefonat oder ein Treffen vorzuschlagen.

5. Achte auf ein einheitliches Design

Wenn ich eine E-Mail mit unüberarbeitetem Fließtext bekomme, lösche ich sie sofort oder gehe davon aus, dass es sich um einen Betrug handelt. Achte deshalb auf eine einheitliche Schriftart, mehrere Absätze und verwende gegebenenfalls Bilder, GIFs oder Farben. Sei dabei jedoch behutsam und achte darauf, dies so zu tun, dass es nicht zu sehr stört oder ablenkt.

Als Faustregel gilt: Bleib bei einer einzigen Schriftart. Wenn Du eine zweite Schriftart verwenden möchtest, gehe sparsam mit ihr um. Befolge die gleiche Regel für die Farbe.

Bei manchen Schriftarten kann es sein, dass Deine Schriftart auf dem Gerät Deines Gegenübers nicht richtig angezeigt wird. Verwende aus diesem Grund stets websichere E-Mail-Schriften wie Arial, Calibri, Georgia, Helvetica, Lucida Sans oder Times New Roman.

Damit stellst Du sicher, dass Dein Empfänger Deine Nachricht in einer einheitlichen Schriftart erhält, unabhängig von Gerät oder Betriebssystem.

6. Verwende gängige Schlusszeilen

Wenn Du mit dem Inhalt Deiner E-Mail fertig bist, ist es an der Zeit, sie abzuschließen. Du musst es nicht extravagant gestalten – halte Dein Schlusswort einfach und unkompliziert.

Halte Dich stattdessen an die sicheren, bewährten Schlusszeilen. Im Folgenden findest Du einige der gängigsten Schlussformulierungen:

• Mit freundlichen Grüßen
• Beste Grüße
• Herzliche Grüße
• Liebe Grüße
• Dankeschön

7. Schreibe zum richtigen Zeitpunkt

Eine Umfrage von Sleep Advisor aus dem Jahr 2020 ergab, dass rund 54 % ihre beruflichen E-Mails direkt nach dem Aufwachen oder innerhalb einer Stunde nach dem Aufwachen abrufen.

Eine andere Studie von Litmus über den Stand des E-Mail-Engagements aus dem Jahr 2021 bestätigt dies. Sie zeigt, dass die beliebteste Zeit zum Lesen von E-Mails der Morgen ist. Die Öffnungsraten beginnen um 6 Uhr morgens, erreichen aber in der Regel zwischen 9 Uhr morgens und 12 Uhr mittags Ortszeit ihren Höhepunkt.

Angesichts dieser Informationen kannst Du eine von zwei Strategien verfolgen: Versende Deine E-Mail morgens, wenn Du weißt, dass sie gerade Benachrichtigungen checken, oder warte auf eine weniger beschäftigte Zeit.

Einerseits besteht die Gefahr, dass Deine E-Mail übersehen wird, wenn Du sie morgens versendest. Wenn Du aber auf einen späteren Zeitpunkt wartest, wird Deine E-Mail vielleicht nie geöffnet.

Wenn Du eine internationale E-Mail schreibst, musst Du auch die Zeitzonen berücksichtigen. Was für Dich mittags ist, kann für jemand anderen 19 Uhr sein. Behalte also im Hinterkopf, wer Dein Empfänger ist und wann er Deine E-Mail am ehesten empfangen würde.

8. Vermeide Fehler um jeden Preis

Du hast es fast geschafft – versaue es nicht in letzter Minute. Stell Dir vor, Du verbringst viel Zeit damit, eine perfekte Nachricht zu verfassen, nur um dann ignoriert zu werden, weil die E-Mail mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern gespickt ist.

So vermeidest Du dies: Wenn Du Deine E-Mail fertig geschrieben hast, kopiere sie und füge sie in kostenlose Prüfprogramme wie die Duden Rechtschreibprüfung ein, um den Prozess zu automatisieren, wenn Du Deine E-Mail schreibst.

Lies Dir die Nachricht außerdem laut vor, um sicherzustellen, dass die Sätze nicht zu lang sind, klobig oder roboterhaft klingen. Du willst, dass Dein E-Mail-Text menschlich klingt.

Übung macht den Meister!

All diese Tipps helfen dem Leser, sich auf Deine Nachricht zu konzentrieren und nicht auf die anderen Elemente Deiner E-Mail. Dass Deine Mails von nun an gleich perfekt sein werden, ist aber dennoch eher unwahrscheinlich.

Denn wie bei den meisten Dingen im Leben, benötigt auch das Schreiben von effektiven E-Mails etwas Übung. Je mehr Du schreibst und je mehr öfter Du die oben genannten 8 Tipps anwendest, desto schneller wirst begeisterte und schnellere Rückmeldungen auf Deine E-Mails und Ideen bekommen.