Parkinsonsches Gesetz: Wie es Dir helfen kann, produktiver zu sein

Du kennst das bestimmt: Ein wichtiges Projekt muss bis zu einem bestimmten Termin fertiggestellt werden, aber Du kannst Dich einfach nicht dazu überwinden endlich damit anzufangen. Stattdessen schiebst Du das Projekt vor Dir her und schiebst es bis kurz vor Abgabetermin auf.

Die Annahme, dass sich Abgabetermine positiv auf unsere Produktivität auswirken, ist leider veraltet. Wenn wir jedoch lernen, wie das Parkinsonsche Gesetz funktioniert, können wir es umgehen und dadurch unsere Produktivität massiv steigern.

In den folgenden Punkten wirst Du deshalb erfahren, wie genau das Parkinsonsche Gesetz funktioniert und wie Du Lösungsansätze verwenden kannst, um ihm zu entkommen.

Wie funktioniert das Parkinsonsche Gesetz?

Der Grundsatz des Parkinsonschen Gesetz, das bereits 1955 erstmals definiert wurde lautet: „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Deshalb spielt das Gesetz vor allem dann eine entscheidende Rolle, wenn wir einen Abgabetermin genannt bekommen, der noch in weiterer Ferne liegt.

In seinem Buch Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress, erzählt er die Geschichte einer englischen Dame, die als Beispiel für das Parkinsonsche Gesetz zählen soll. Die Frau nimmt sich vor, eine Postkarte an ihre Nichte zu schicken. Weil sie dafür einen ganzen Tag Zeit hat, nimmt sie diesen auch vollständig in Gebrauch, um die Postkarte fertigzustellen.

Sie verbringt zunächst eine Stunde damit, die richtige Postkarte auszuwählen, eine weitere halbe Stunde, um ihre Brille zu finden und weitere 90 Minuten, um die Karte zu schreiben. Sie schreitet so voran, bis schließlich der gesamte Tag vorbei ist, als sie endlich ihre Postkarte fertiggestellt hat.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie sich unsere Arbeit auf einen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen ausdehnen kann. Wenn wir einen Abgabetermin haben, der erst in einem Monat fällig ist, und die Aufgabe innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden könnte, neigen wir dennoch dazu, den gesamten Monat für diese eine Aufgabe zu investieren.

Entweder fangen wir erst wenige Tage vor dem Abgabetermin mit der Aufgabe an, oder wir stellen die Aufgabe zwar innerhalb der ersten Woche bereits fertig, kontrollieren und verbessern sie allerdings noch bis zum letzten Tag vor dem Fristende. Aber warum besteht diese Tendenz zur Arbeitsausdehnung überhaupt?

Laut Studien ist es einfach eine gewisse Tendenz der meisten Menschen, den gesamten Zeitrahmen für die Arbeit auszunutzen, weil wir nicht bedenken, wie viel Zeitaufwand wir tatsächlich in eine Aufgabe stecken müssen. Deshalb findet sich das Parkinsonsche Gesetz auch in nahezu allen Lebensbereichen wieder. Je nach Art der Aufgabe, sollten unterschiedliche Maßnahmen getroffen werden, um dieses Gesetz zu umgehen.

Maßnahmen für Beispiele des Parkinsonschen Gesetzes

Wenn Du als Marketingmanager eine Präsentation für einen Kunden innerhalb eines Monats anfertigen sollst, hast Du dadurch reichlich Zeit für eine gute Vorbereitung. Weil aber noch andere wichtige Aufgaben anstehen, schiebst Du diese Präsentation zunächst auf, bis schließlich der Termin immer näher rückt und Du die Präsentation auf die letzte Minute noch fertigstellen musst.

Wenn Du stattdessen keine weiteren Aufgaben mehr neben der Präsentation hast, neigst Du vermutlich dazu, die Präsentation stetig weiter zu überarbeiten, bis Du schließlich zum Abgabetermin eine so umfangreiche Arbeit hast, dass Du den gesamten Zeitrahmen ausgeschöpft hast.

Um diesem Problem vorzubeugen, können die Mitarbeiter eines Teams sich gemeinsam beraten, um die Dauer eines Projektes realistisch einzuschätzen und nicht willkürlich eine Frist zu setzen. Wenn Du Dich nicht auf das Fälligkeitsdatum konzentrierst, kannst Du viel effektiver an dem Projekt arbeiten.

Weil die meisten Menschen eine 40-Arbeitsstunden-Woche haben, unterscheidet sich auch hier die Produktivität von unterschiedlichen Berufsfeldern enorm. Vergleichen wir beispielsweise den Beruf eines Arztes mit einem Marketingangestellten. Beide arbeiten 40 Stunden die Woche, obwohl der Arzt einen deutlich komplexeren Beruf hat.

Während es manche Menschen schaffen, ihr Arbeitspensum effizient auszunutzen, scheitern andere daran und arbeiten zwar die vorgegebene Zeit ab, sind dabei allerdings deutlich ineffizienter.

Um diesem Problem zu entgehen, kannst Du Dir beispielsweise das Pareto-Prinzip zunutze machen. Nach diesem sind etwa 80% Deiner Ergebnisse auf lediglich 20% Deines Gesamtaufwandes zurückzuführen. Wenn Du Dich auf Deine Arbeit statt auf Deine verfügbare Zeit konzentrierst, kannst Du Deine Produktivität steigern.

5 Methoden, um das Parkinsonsche Gesetz zu überwinden

Es gibt einige verschiedene Herangehensweisen und Techniken, die Du anwenden kannst, um Deine Produktivität zu steigern und Deine Zeit effektiver zu nutzen. Diese Methoden sind sowohl in der Arbeitswelt als auch im privaten Leben anwendbar und können Dir helfen, Deine Ziele schneller und mit weniger Stress zu erreichen. Lass uns also einen genaueren Blick darauf werfen, wie Du das Parkinsonsche Gesetz durchbrechen und zu Deinem Vorteil nutzen kannst.

1. Strategische Aufgabenplanung

Erstelle Dir einen detaillierten Zeitplan, der Dir genau vorgibt, zu welchem Zeitpunkt Du bestimmte Teile Deiner Arbeit fertiggestellt haben solltest. Wenn Du Deine Arbeit im Vorfeld bereits sorgfältig planst, wirst Du wahrscheinlich weniger zum Aufschieben neigen und stattdessen effizienter arbeiten.

Dafür sollte Dein Plan Deine SMART-Ziele (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert), eine Liste der Aufgaben und Maßnahmen, den Zeitplan für die Fertigstellung, die erforderlichen Ressourcen und konkrete Daten beinhalten, anhand derer Du Deinen aktuellen Fortschritt überprüfen kannst.

2. Eigene Fristen

Statt Dich auf die vorgegebenen Fristen zu konzentrieren, ist es hilfreicher, Dir eigene Fristen zu setzen. Frage Dich nicht: „Wie viel Zeit habe ich noch?“, sondern überlege Dir, wie viel Zeit Du realistisch gesehen für die Vollendung des Projekts benötigst. Um Dir die Erstellung Deines persönlichen Zeitplans zu erleichtern, kannst Du einige Schritte abarbeiten.

Zunächst solltest Du die Projektanforderungen verstehen. Erstelle dafür eine Liste von Teilaufgaben und Tätigkeiten, die für das Gesamtprojekt unerlässlich sind. Anschließend solltest Du diese Teilaufgaben nach ihrer Priorität ordnen. Dabei ist es klug, die Aufgaben mit dem höchsten Zeitaufwand ganz oben auf die Liste zu setzen.

Überlege Dir dann, welche Mitarbeiter Du in Dein Projekt miteinbeziehen möchtest. Gib ihnen bereits so früh wie möglich Bescheid, damit sie sich ebenfalls auf ihre Aufgaben vorbereiten können.

Nun, da Du einen Plan zur Vollendung des Projekts entworfen hast, kannst Du schließlich Deinen eigenen Zeitplan unter Anbetracht der Umstände strukturieren.

3. Die Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Arbeitsmethode, bei der immer wieder kurze Pausen gemacht werden. Der Wechsel zwischen Phasen intensiver Arbeit und kleiner Pausen sorgt für eine erhöhte Produktivität. Zu Beginn solltest Du Deine Aufgabenliste nach Dringlichkeit ordnen, um Dir einen Überblick zu verschaffen.

Anschließend stellst Du Dir einen Timer auf 25 Minuten. Innerhalb dieser 25 Minuten konzentrierst Du Dich nur auf die anstehende Aufgabe. Sobald der Timer um ist, kannst Du Dir 5 Minuten nehmen, um eine kleine Pause zu machen. Diesen Vorgang solltest Du etwa 4-mal wiederholen. Nach der vierten intensiven Arbeitseinheit kannst Du Dir eine 20-30-minütige Pause nehmen.

4. Timeboxing

Die Timeboxing-Methode ist ähnlich zur Pomodoro-Technik. Bei diesem Vorgehen setzt Du Dir das Ziel, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitfensters zu erledigen. Weil Du bereits vor Beginn Deiner Arbeit das Zeitfenster genauer geplant hast, wirst Du dadurch bewusster mit Deiner Aufgabe umgehen.

Außerdem hilft die Timeboxing-Methode dabei, die Priorisierung von Aufgaben zu verbessern. Indem Du Dir bewusst Zeitfenster setzt, kannst Du entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten und welche später. So kannst Du sicherstellen, dass Du Deine Zeit effektiver nutzt und wichtige Aufgaben nicht vernachlässigst.

Durch die Fokussierung auf eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens kannst Du auch vermeiden, dass Du Dich von Ablenkungen ablenken lässt oder zu lange an einer Aufgabe festhältst, die eigentlich weniger wichtig ist.

5. Aufgabenmanagement-Tools

Aufgabenmanagement-Tools sind das perfekte Mittel, um Deine anstehenden Aufgaben visuell genau darzustellen. Mit ihrer Hilfe kannst Du Deinen Arbeitstag perfekt organisieren. To-Do-Listen helfen Dir beispielsweise dabei, den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten.

Du kannst diese außerdem leicht aktualisieren, wenn Du mit Deiner Arbeit bereits vorangekommen bist. Um dem Parkinsonschen Gesetz zu entkommen, musst Du lernen, Dich selbst zu organisieren und Deinen eigenen Zeitplan zu entwerfen.

Stopp den Zeitdieb!

Das Parkinsonsche Gesetz ist eine Konstante, die unsere Produktivität verringert und uns wichtige Zeit raubt, für Dinge, die wir wirklich tun wollen. Deshalb ist es essenziell, sich diesem Prinzip bewusst zu werden, damit wir lernen, wie wir es umgehen können.

Dafür solltest Du Dir stets Deinen eigenen Zeitplan erstellen, wenn Du wichtige Projekte in einem bestimmten Zeitrahmen erledigen musst, um so nicht Deine Effizienz zu verringern.

Wende die 5 Methoden zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes an und Du wirst sehen, dass Dir durch die erhöhte Produktivität bei der Arbeit, mehr Zeit für Dinge bleibt, die Du wirklich schätzt.