Dateien, Ordner und Dokumente für maximale Produktivität organisieren

Da wir in der heutigen Zeit nahezu alle unsere Arbeiten an unserem Laptop erledigen, sammeln sich nach und nach viele unterschiedliche Dateien an. Und wer kennt es nicht? Weil wir mit der Zeit erneut auf eine Datei zugreifen müssen, verbringen wir viele mühsame Minuten, um die gewünschte Datei zu finden.

Dies lässt sich einfach vermeiden. Indem wir unsere Dateien klug organisieren und strukturiert abspeichern, verschwenden wir keine unnötige Zeit mit dem Suchen, und können stattdessen unmittelbar mit unserer Arbeit beginnen. Dadurch erhöht sich unsere Produktivität drastisch.

Im Folgenden wirst Du deshalb einige Maßnahmen kennenlernen, die Dir bei der Ordnung Deiner Dateien und Dokumente auf Deinem Computer behilflich sein werden.

Erstellung eines digitalen Aktenschranks

Genau wie bei einem Aktenschrank, in welchem alle Dokumente sorgfältig nach Namen oder Zweck geordnet sind, solltest Du auch Deine digitalen Dateien aufräumen. Um Deinen digitalen Aktenschrank bestmöglich zu ordnen, solltest Du einige bestimmte Strategien anwenden.

Zunächst sollte Dein digitaler Aktenschrank leicht zu nutzen sein. Achte darauf, dass bestimmte Dateien schnell auffindbar sind, indem Du sie in passende Ordner einfügst.

Deine Dateien sollten außerdem schnell und einfach abgespeichert werden können. Dein digitaler Aktenschrank darf dementsprechend nicht zu riesig und umfangreich sein. Speichere nur die wichtigen Dateien ab, die Du im Laufe der Zeit nochmal benötigen könntest.

Wichtige Regeln beim Ordnen Deiner Dateien

1. Benenne Deine Dateien strategisch klug

Weil Du Deine Ordner und Dateien leicht auffindbar gestalten möchtest, ist es wichtig, dass Du diesen auch strategisch sinnvolle Namen gibst. Dabei kannst Du einen Trick zu Hilfe ziehen. Überlege Dir, auf welche Art und Weise Du eine bestimmte Datei in der Zukunft nochmal auffinden würdest.

Wenn Du beispielsweise Deine Immatrikulationsbescheinigung eines bestimmten Semesters abspeichern möchtest, ist es vermutlich ineffizient, diese Datei lediglich unter dem Namen „Immatrikulationsbescheinigung“ abzuspeichern. Stattdessen solltest Du das aktuelle Datum, sowie das spezifische Semester in den Namen integrieren.

2. Speichere keine Dateien auf Deinem Desktop ab

Dein Desktop sollte stets sauber gehalten werden und nicht mit etlichen Dateien und Ordnern zugemüllt sein. Du kannst zwar gelegentlich bestimmte Dateien, auf die Du in kurzer Zeit erneut zugreifen musst, temporär auf Deinem Desktop abspeichern, solltest aber auch diese Dateien in naher Zukunft an einem anderen Ort abspeichern.

3. Erstelle nicht jedes Mal einen neuen Ordner zum Abspeichern neuer Dateien

Um zu verhindern, dass Du tausende von unterschiedlichen Ordnern auf Deinem PC hast, solltest Du versuchen, neue Dateien in bereits bestehenden Ordnern zu speichern. Erstelle nur dann einen neuen Ordner, wenn Du bemerkst, dass Du mehrere Dateien in einem bestimmten Ordner abspeichern möchtest, der noch nicht besteht.

Organisation Deines Dokumentenordners

Jeder Nutzer hat einen Ordner auf seinem PC, auf welchem sämtliche Dokumente gespeichert sind. Wird der Rechner aber beispielsweise als Arbeits- und Privatcomputer genutzt, können auch hier viele unterschiedliche Dokumente anfallen, die Deine Ordnung einschränken. Aus diesem Grund ist es ratsam, den Ordner beispielsweise in „Private Dokumente“ und in „Dokumente für die Arbeit“ zu unterteilen.

1. Private Dokumente

Natürlich reicht es noch nicht aus, Deine Dokumente lediglich in „persönliche“ und „geschäftliche“ zu sortieren. Auch darunter musst Du eine gewisse Ordnung herstellen.

In Bezug auf Deine persönlichen Dokumente kannst Du beispielsweise unterteilen in Finanzdokumente, Gesundheitsdokumente, soziale Dokumente oder Dokumente, in denen Du Deine persönlichen Gedanken niedergeschrieben hast.

2. Geschäftliche Dokumente

Die Art und Weise, wie Du Deine geschäftlichen Dokumente ordnest hängt vor allem mit Deinem Beruf zusammen.

Wenn Du in einem sehr großen Unternehmen arbeitest, werden Deine Dokumente vermutlich in der firmeneigenen Cloud abgespeichert. Dabei werden bestimmte Ordner bereits vorgegeben, weswegen Du Dich um die Ordnung Deiner Dateien nicht großartig kümmern musst.

Wenn Du in einer kleineren Organisation arbeitest, kann es nützlich sein, dass ihr gemeinsam eine Struktur zum Ordnen der Dateien entwickelt. Wenn alle dabei mithelfen, ist am Ende wahrscheinlich auch jeder mit der Organisation der Dateien zufrieden.

Verfügt Dein Unternehmen über keine eigene Cloud zum Abspeichern von Dateien, musst Du sie lokal auf Deinem Computer abspeichern. Dabei kannst Du beispielsweise die Ordner in unterschiedliche Projekte unterteilen, um passende Dateien einfügen zu können und zwischen bereits fertiggestellten Dateien und unfertigen Dateien differenzieren zu können.

Die einzelnen Projekte können wiederum in Unterordner gegliedert werden. Einer davon könnte beispielsweise für Deine Finanzen sein, wo Dokumente über die Budgetierung des Projekts abgespeichert werden oder Du erstellst einen Ordner mit dem Namen „Marketing“, wo sich Dokumente über das Marketing des speziellen Projekts finden lassen.

Häufig benutzte Ordner

Nachdem Du damit angefangen hast, Deine Dateien zu ordnen und zu sortieren, wird Dir mit der Zeit auffallen, dass Du auf bestimmte Ordner öfter zugreifst, als auf andere.

Es eignet sich daher, diese Ordner direkt in der Taskleiste zu fixieren, um Dir einen noch schnelleren Zugriff zu ermöglichen.

Da in den häufig genutzten Ordnern am Ende meist besonders viele Dateien abgespeichert werden, musst Du darauf achten, dass Du ausreichend Unterordner erstellst, um Deine Dateien dennoch strukturiert einordnen zu können.

Vorsorge ist wichtig

Nun, da Du die Dateien auf Deinem Computer wieder strukturiert geordnet hast, darfst Du nicht erneut Unordnung einkehren lassen. Deshalb ist es wichtig, dass Du von Zeit zu Zeit wieder eine Säuberungsaktion an Deinem digitalen Arbeitsplatz durchführst, ähnlich einem Frühjahrsputz.

Dadurch lässt sich zukünftiges Chaos vermeiden. Am besten ist es, Du verschiebst Dateien immer direkt in den zugehörigen Ordner. Wenn Dir dies nicht gelingen sollte, setze Dir zumindest eine Frist, bis wann Du die Datei eingeordnet haben solltest.

Dafür kann es sogar hilfreich sein, diese uneingeordneten Dateien auf Deinem Desktop abzuspeichern, damit Du beim Start Deines Computers jedes Mal daran erinnert wirst, dass diese Dateien noch eingeordnet werden müssen.

Es gibt außerdem bestimmte Programme, die das Einordnen von Dateien erleichtern sollen. Für Windows Betriebssysteme ist dafür das Programm „FileJuggler“ zuständig. Basierend auf dem Namen des entsprechenden Dokuments, ordnet das Programm die Datei automatisch an den richtigen Platz ein. Für Apple-Nutzer gibt es ein ähnliches Programm namens „Hazel“, das auf der gleichen Funktionsweise wie FileJuggler basiert.

Fazit

Eine gewisse Ordnung auf Deinem PC zu haben ist unerlässlich. Sie hilft uns dabei, wichtige Dokumente in Sekundenschnelle wiederzufinden und erhöht dadurch unsere Produktivität enorm.

Zusätzlich wird auch unsere Arbeitsmotivation gesteigert, denn jeder Mensch arbeitet lieber an einem aufgeräumten Arbeitsplatz als an einem chaotischen. Das gilt sowohl für den realen, als auch den digitalen Arbeitsplatz.

Indem Du die Tipps und Strategien aus dieser Lektion übernimmst, kannst auch Du Deinen Computer sorgfältig aufräumen und wieder Spaß am Arbeiten finden.