9 hilfreiche Tipps und Tricks für Excel, die Zeit sparen und produktiver machen

Excel ist das weltweit beliebteste Tabellenkalkulationsprogramm! In diesem Artikel werden wir uns mal 9 hilfreiche Tipps & Tricks etwas genauer ansehen, die Dir die Arbeit mit Exel erleichtern und Dich produktiver machen werden.

Lesezeit: 5 Min.

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel ist ein gängiges Mittel in vielen Unternehmen. Es ermöglicht uns, Zahlen und Rechnungen in überschaubaren Tabellen darzustellen.

Zusätzlich kann man mit Excel komplizierte Rechnungen vom Programm automatisiert berechnen lassen. Aus diesem Grund ist Excel vor allem in der Buchhaltung besonders beliebt.

Das Grundprinzip von Excel ist nicht schwer zu verstehen und auch für den Laien zu meistern. Tatsächlich bietet Excel aber einige Funktionen an, die nur von den wenigsten Menschen genutzt werden, unsere Produktivität aber massiv steigern und unsere Arbeitszeit dadurch kürzen können.

Vor allem lästige Routinearbeiten lassen sich durch den geschickten Einsatz einiger Excel-Funktionen erleichtern und schneller erledigen. Im Folgenden werden wir uns daher 9 hilfreiche Tipps und Tricks ansehen, mit denen wir unsere Arbeit mit Excel optimieren können.

1. Nutze Tastenkürzel

Excel kann zwar auch ohne Tastenkürzel genutzt werden, jedoch ist das Betätigen einer Taste meist schneller erledigt als das Durchklicken durch etwaige Menüoptionen mit der Maus.

Es eignet sich daher, etwas Zeit zu investieren, um die wichtigsten Tastenkürzel zu lernen. Dadurch kannst Du am Ende viel Zeit sparen. Tatsächlich bietet Excel so viele unterschiedliche Tastenkürzel an, dass es nahezu unmöglich ist, alle auswendig zu lernen.

Du kannst aber versuchen, zumindest diejenigen zu lernen, die Funktionen auslösen, die Du auf einer täglichen Basis nutzt.

2. Verwende Pivot-Tabellen, um Daten schneller zu analysieren

Pivot-Tabellen werden genutzt, um Werte zusammenzufassen und unterschiedliche Informationen miteinander zu vergleichen.

Eine Pivot-Tabelle lässt sich über den Reiter „Einfügen“ und einem anschließenden Mausklick auf „Pivot-Tabelle“ erstellen. Die Tabelle wird automatisch von Excel erstellt. Allerdings hast Du die Möglichkeit, die Daten innerhalb der Pivot-Tabelle eigenständig nach gesuchten Informationen zu ordnen.

Der Berichtsfilter hilft Dir dabei, nur ausgewählte Reihen in Deinem Datensatz herauszufiltern. Die Spaltenbeschriftungen ermöglichen es Dir Überschriften für Deinen Datensatz zu benennen, während Du mit Zeilenbeschriftungen Überschriften für einzelne Zeilen vergeben kannst.

Mithilfe der Wert-Funktion können Daten auf andere Weise betrachtet werden und beispielsweise Mittelwerte, Durchschnitte oder Maximal- und Minimalbeträge hervorgehoben werden.

3. Zellentext auf mehrere Zellen aufteilen

Excel bietet die Möglichkeit einen Text, der in eine Zelle geschrieben wurde, auf zwei unterschiedliche Zellen aufzuteilen. Dadurch kannst Du beispielsweise eine Zelle in Vor- und Nachname einer bestimmten Person aufteilen.

Um den Zellentext auf mehrere Spalten aufzuteilen, muss zunächst die gewünschte Spalte, deren Inhalt aufgeteilt werden soll, mit einem Mausklick markiert werden. Klicke anschließend auf den Reiter „Daten“ und wähle „Text in Spalten“ aus. Es öffnet sich ein Textkonvertierungsassistent bei dem Du zwischen „fester Breite“ und „Getrennt“ auswählen kannst.

Die Funkion „Getrennt“ bewirkt, dass die Spalte nach Zeichen, also beispielsweise Kommata, Leerzeichen oder Punkten getrennt wird „Feste Breite“ ermöglicht es Dir, einen genauen Punkt auszuwählen, an welchem Du die Zeilentrennung vollziehen möchtest.

4. Verwende die Funktion TEILERGEBNIS anstelle von SUMME

Die SUMME-Funktion ist die wohl meistgenutzte Funktion unter allen Excel-Optionen. Tatsächlich ist diese Funktion aber nicht immer die beste Wahl, um verschiedene Zellwerte miteinander zu addieren.

Die Funktion TEILERGEBNIS ist oftmals deutlich präziser und effektiver, weil sie andere Ergebnisse, die mithilfe dieser Funktion berechnet wurden, außen vor lässt. Zusätzlich bietet diese Funktion gleichzeitig die Möglichkeit, Durchschnittswerte, Maximalwerte und Minimalwerte anzeigen zu lassen.

5. AUTOAUSFÜLLEN und BLITZVORSCHAU

Wie wir bereits zu Beginn dieses Blog Posts erklärt haben, sind vor allem einfache Routineaufgaben mit der Hilfe von bestimmten Funktionen schnell und einfach zu lösen.

Wenn Du beispielsweise alle Zeilen untereinander im Minutentakt von 12:00-13:00 abarbeiten willst, kannst Du die AUTOAUSFÜLLEN-Funktion verwenden. Markiere dazu einfach die gewünschten Spalten, die ausgefüllt werden sollen und Excel wird Dir die Uhrzeitwerte automatisch nacheinander in die markierten Spalten eintragen.

Die BLITZVORSCHAU-Funktion ist sehr ähnlich zur Funktion AUTOAUSFÜLLEN. Allerdings ist sie noch etwas genauer. BLITZVORSCHAU erkennt genau wie AUTOAUSFÜLLEN ein bestimmtes Muster in Deinen Spalten und füllt die nachfolgenden Spalten dem Muster entsprechend aus.

Zusätzlich bietet diese Funktion allerdings noch die Möglichkeit, Spalten aufzuteilen oder mehrere verschiedene Spalten zu einer gemeinsamen zu kombinieren.

6. Nutze Hyperlinks, um zwischen Deinen Arbeitsmappen hin und her zu navigieren

Wenn Du mehrere unterschiedliche Arbeitsmappen verwendest, kannst Du mithilfe von Hyperlinks schnell und einfach hin und her navigieren. Dies erleichtert es Dir vor allem, bestimmte Daten schnell wiederzufinden, da Du nicht erst alle Arbeitsmappen nach der gesuchten Information einzeln durchsuchen musst.

Aber Achtung! Wenn der Name eines bestimmten Blatts mit Hyperlink aktualisiert wurde, kann es vorkommen, dass der Hyperlink nicht mehr gültig ist. Indem Du definierte Namen verwendest, kannst Du dieses Problem verhindern.

7. Sinnvolle Verwendung der WENN-Funktion

Die WENN-Funktion kann verwendet werden, wenn ein Vergleich zwischen einem aktuellen Wert und einem erwarteten Wert gezogen werden soll.

Die Formel beinhaltet eine Bedingung, einen bestimmten Wert, der erfolgt, falls die Bedingung erfüllt wird, sowie einen Wert, der gegeben wird, wenn die Bedingung nicht erfüllt werden sollte.

Hierzu ein Beispiel: Alle Personen in einer Tabelle, die unter 30 Jahre alt sind, sollen eine Gehaltsprämie von 100 Euro erhalten. Die Bedingung wäre also „Unter 30 Jahre alt“. Die Formel würde dementsprechend lauten: WENN(Unter 30 Jahre alt, 100 Euro).

Excel erkennt anhand Deiner erstellten Tabellen von selbst, ob die Bedingung erfüllt wird, und vergibt dementsprechend die 100 Euro Prämie oder nicht.

8. Programmierung von Makros

Makros werden genutzt, um eine Reihe an Befehlen nacheinander abzuarbeiten. Dadurch können längere aufwändige Prozesse mithilfe von Makros automatisiert werden.

Um ein Makro zu erstellen, musst Du zunächst die Registerkarte „Entwicklertools“ aktivieren. Diese ist standardmäßig ausgeblendet und muss zunächst in den Excel-Optionen freigeschaltet werden.

In den Excel-Optionen musst Du dafür links in der Leiste auf „Menüband anpassen“ klicken und die „Entwicklertools“ mit einem Haken aktivieren. Nun hast Du in Deinem Excel-Menüband den Reiter „Entwicklertools“, über den Du Makros erstellen kannst.

9. Nutze Filter, um große Datensätze überschaubarer zu gestalten

Oft kommt es vor, dass bei großen Tabellen nur wenige bestimmte Datensätze relevant sind, die spezielle Kriterien erfüllen. Um nur diese anzeigen zu lassen, kannst Du Filter nutzen.

Um einen gewünschten Datensatz zu filtern, muss dieser zunächst markiert werden. Anschließend wird der Vorgang über den Reiter „Daten“ mit der Option „Filter“ bestätigt. Der Pfeil, der neben der Spalte erscheint, gibt uns die Möglichkeit auszuwählen auf welche Art und Weise gefiltert werden soll.

Schlusswort

Die Arbeit mit Datensätzen kann mithilfe von Excel deutlich einfacher gestaltet werden. Um alle Funktionen von Excel kennenzulernen, braucht es Zeit. Deshalb ist es empfehlenswert zunächst nur diejenigen zu verinnerlichen, die auf einer regelmäßigen Basis angewendet werden. Tastenkürzel können Dir dabei die Arbeit mit bestimmten Funktionen verkürzen.

Die Erstellung von Pivot-Tabellen hilft dabei, Datensätze in einer geordneten Form darzustellen und vereinfacht die Suche nach bestimmten Informationen, weil Du nach gewünschten Daten innerhalb der Tabelle filtern kannst.

Die Excel-Funktion „SUMME“ ist zwar die am häufigsten genutzte Funktion, sollte allerdings eher durch die Funktion „TEILERGEBNIS“ ersetzt werden da diese deutlich präzisere Ergebnisse ausgibt.

Durch die Funktionen „AUTOAUSFÜLLEN“ und „BLITZVORSCHAU“ erkennt Excel bestimmte Muster in Deinen Datensätzen und kann dadurch Tabellen automatisiert von selbst ausfüllen, wodurch die Arbeit deutlich schneller vonstattengeht.

Über den Autor

Eugen Bellon

Eugen Bellon ist Gründer & Geschäftsführer der LearnMedia GmbH. Dem Weiterbildungs-Unternehmen, mit mittlerweile über 10 Jahren Erfahrung in den Bereichen E-Learning, Beratung & Coaching.

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