7 Tipps für produktiveres & schnelleres Arbeiten mit E-Mails

Eine Studie von 2021 fand heraus, dass der durchschnittliche Arbeiter täglich etwa 3 Stunden nur damit beschäftigt ist, seine E-Mails zu kontrollieren und neue E-Mails zu senden. Aufgerechnet sind das knappe zwei Arbeitstage pro Woche.

Dieser Trend entwickelte sich erst seit kurzer Zeit. Vor zwei Jahren noch lag der Durchschnitt bei etwa 2,5 Stunden pro Tag.

Das Problem bei dieser Zeitverschwendung ist nicht etwa, dass wir durchgehend neue E-Mails senden oder empfangen, sondern dass wir täglich bis zu 15-Mal unser Postfach nach neuen E-Mails kontrollieren.

Wenn wir allerdings unsere Arbeit unterbrechen, brauchen wir etwa 20 Minuten, um uns wieder auf die Aufgabe konzentrieren zu können. Wie Du siehst, geht dadurch also sehr viel Zeit und Produktivität verloren.

Glücklicherweise gibt es einige Tricks, die wir anwenden können, um weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen und dadurch unsere Produktivität zu erhöhen.

1. Den Posteingang entrümpeln

Um Deine E-Mail-Produktivität zu erhöhen, solltest Du zunächst Deinen gesamten Posteingang entrümpeln. Dazu gehört, jede Mail zu löschen, die Du nicht mehr benötigst. Gehe dazu Deinen gesamten Posteingang durch, und lösche alles, was nicht von Belangen ist.

Während Du durch Deinen Posteingang durchscrollst, wird Dir vermutlich auffallen, dass Du einige Newsletter-Mails erhalten hast. Weil wir es mittlerweile gewohnt sind, unsere E-Mail-Adressen leichtfertig im Internet preiszugeben, kommt es vor, dass wir uns unbewusst für Newsletter anmelden. Melde Dich von diesen ab, um nicht weiter mit unnötigen Newsletter-Mails bombardiert zu werden.

Die E-Mails, die Du noch benötigst, kannst Du schließlich je nach Thema in unterschiedliche Ordner einordnen oder farbig markieren. Dadurch schaffst Du Ordnung in Deinem Posteingang.

Beachte aber auch, dass Du neu erhaltene E-Mails direkt ebenfalls in den passenden Ordner verschieben musst, beziehungsweise in der geeigneten Farbe markieren solltest.

2. Deaktiviere E-Mail-Benachrichtigungen

Wie Du bereits gelernt hast, hält es uns enorm von unserer Arbeit ab und schränkt unsere Produktivität ein, wenn wir ständig unser Postfach kontrollieren.

Deshalb ist es von Vorteil die Benachrichtigungen zu deaktivieren. Dadurch siehst Du Dich nicht jedes Mal dazu gezwungen, das E-Mail-Postfach zu öffnen, sobald Du eine neue Mail erhalten hast.

Natürlich kann es vorkommen, dass Du mal eine sehr dringende Mail erhältst. Dies ist allerdings eher seltener der Fall und normalerweise müssen auch solche E-Mails nicht sofort beantwortet werden.

Stattdessen kannst Du Dir einen Plan zurechtlegen und Dein Postfach immer zu bestimmten Zeiten einsehen. Mehr dazu erfährst Du im folgenden Punkt.

3. Entwirf eine E-Mail-Routine für Deinen Posteingang

Wenn Du die Benachrichtigungen für Deinen Posteingang abgestellt hast, ist es wichtig, dass Du Dein Postfach dennoch regelmäßig kontrollierst. Dafür solltest Du eine Routine entwickeln und immer zu einer bestimmten Zeit nach neuen E-Mails sehen.

Du solltest Deine Mails nicht morgens und abends kontrollieren. Das liegt daran, dass Dich der Inhalt einer Mail stressen könnte, wenn beispielsweise eine neue Aufgabe oder ähnliches mitgeteilt wird. Der Morgen und der Abend sind allerdings die friedvollen Zeiten, die Du nutzen solltest.

Es wird Deine Produktivität einschränken, wenn Du morgens eine E-Mail liest, deren Inhalt Dich beschäftigt. Gleichermaßen kann Dich auch der Inhalt einer Mail, die Du vor dem Schlafengehen liest, daran hindern, einen angenehmen Schlaf zu haben. Schlaf ist allerdings wichtig für unsere Produktivität.

Dennoch solltest Du Dir spezielle Uhrzeiten aussuchen, zu denen Du Deinen Posteingang kontrollierst. Dadurch kannst Du trotzdem zunächst Deinen Prioritäten nachgehen und wirst nicht durch Deine Mails abgelenkt.

Achte darauf, dass Du zwei oder drei feste Zeiten dafür aussuchst. Wenn Du weißt, dass Du zu einer bestimmten Uhrzeit Deine E-Mails checken wirst, kannst Du konzentrierter und gelassener arbeiten.

4. Lege Prioritäten fest und überlege, was Du schreiben möchtest

Es ist wichtig, dass Du Prioritäten festlegst, um zu entscheiden, welche E-Mails sofort beantwortet werden müssen, und welche warten können. Dadurch gehen wichtige E-Mails nicht unter allen anderen unwichtigeren Mails, die noch beantwortet werden müssen, verloren.

Wenn Du die wichtigen von den unwichtigen Mails getrennt hast, kannst Du damit beginnen, die wichtigen Mails nacheinander zu beantworten. Bevor Du jedoch eine Nachricht verfasst, solltest Du genau überlegen, welche Reaktion Du Dir vom Empfänger der E-Mail erhoffst. Das wird es Dir vereinfachen zu identifizieren, wie Du Deine Nachricht verfassen solltest.

Achte darauf, dass Du keine langen Romane schreibst, sondern versuche, Dich möglichst kurz und präzise zu halten. Dadurch kann Dein Empfänger die E-Mail schneller lesen und schneller beantworten.

5. Nutze die 2-Minuten-Regel

Die bekannte 2-Minuten-Regel kannst Du auch zur Steigerung Deiner E-Mail-Produktivität nutzen. Die Regel besagt, dass alles, was Du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst, direkt gemacht werden sollte und nicht aufgeschoben werden darf.

Überlege Dir also, wenn Du eine neue Mail erhältst, ob die Beantwortung dieser Nachricht innerhalb der nächsten zwei Minuten abgewickelt werden kann.

Dadurch vermeidest Du es, kurze E-Mails, die schnell zu beantworten wären, zu stapeln, und kannst Dich stattdessen vermehrt auf die schwierigeren und längeren Mails konzentrieren.

6. Erstelle E-Mail-Vorlagen

Indem Du Dir Vorlagen zum Verfassen von E-Mails erstellst, sparst Du viel Zeit und musst Dein Gehirn nicht jedes Mal aufs Neue zu Kreativität anregen.

Identifiziere zunächst, welche Art von E-Mail Du besonders oft formulieren musst. Dafür kannst Du Dir nun eine Vorlage erstellen, damit Du nicht jedes Mal von Anfang an mit dem Verfassen Deiner Mail starten musst.

Lasse Platz für Variablen, wie Empfängername, Anrede, oder Verabschiedung übrig, damit Du je nach Person, mit der Du schreibst, Dein Format anpassen kannst.

Die Vorlagen helfen Dir nicht nur dabei Zeit zu sparen, sie sorgen auch dafür, dass Du keine wichtigen Informationen in Deinen Mails vergisst.

7. Übe, effiziente E-Mails zu verfassen

Natürlich dauert es einige Zeit, bis Du genau weißt, was Du in Deiner E-Mail schreiben möchtest. Deshalb ist es normal, dass Du anfangs zum Beantworten oder Verfassen einer E-Mail mehr Zeit in Anspruch nimmst.

Neben Deinen eigenen Schreibfähigkeiten kommt es selbstverständlich auch auf Deinen Schreibpartner an, ob der E-Mail-Verkehr fruchtvoll und effizient abläuft oder nicht.

Da Du dies allerdings nicht selbst beeinflussen kannst, findest Du im Folgenden einige Tipps, um Deine Schreibweise zu verbessern.

Zunächst solltest Du einen passenden Betreff finden. Dies hilft sowohl Dir als auch dem Leser Deiner Mail dabei, die E-Mail passend einzukategorisieren und verschafft einen groben Überblick über den Inhalt der Nachricht.

Achte darauf, dass Du Dich kurzhältst und formuliere dennoch präzise genug, dass der Empfänger versteht, worauf Du hinauswillst.

Auch die äußere Form Deiner Mail ist entscheidend. Indem Du Absätze formst oder Stichpunkte verwendest, gestaltest Du Deine Nachricht übersichtlicher, wodurch sie für den Empfänger einfacher zu lesen ist.

Indem Du Deine Mails übersichtlich, kurz und präzise hältst, erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger der Mail schnell auf Deine Nachricht eingeht und sie, wenn nötig, sofort beantwortet.

Fazit

Weil heutzutage alle Arten von Information per E-Mail mitgeteilt werden, explodiert unser Posteingang nur so. Deshalb nimmt die Bearbeitung unserer Mails jeden Tag viel Zeit in Anspruch und lenkt uns zugleich von unserer eigentlichen Arbeit ab.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass wir unsere E-Mail-Effizienz steigern, um möglichst wenig Zeit mit dem Beantworten unwichtiger Nachrichten zu verschwenden.

Wende die in diesem Post genannten Tipps an, um weniger Zeit in E-Mails zu investieren und dafür mehr Zeit für Deine Arbeit und die Dinge übrig zu haben, die Dir Spaß bereiten.