Tipps zur E-Mail-Etikette – Wie Du bessere E-Mails bei der Arbeit schreibst

Weil in der heutigen Zeit wichtige Informationen in Unternehmen nahezu ausschließlich per E-Mail verbreitet werden, ist es unerlässlich, dass wir klare und verständliche Mail-Nachrichten verfassen können.

Der Informatiker Eric Horvitz fand heraus, dass wir im Durchschnitt etwa 15 Minuten benötigen, um uns nach einer E-Mail-Unterbrechung wieder vollständig auf die Arbeit konzentrieren können.

Eine umständlich und unklar verfasste E-Mail raubt wichtige Arbeitszeit, weil der Empfänger die E-Mail zunächst entschlüsseln muss. Deshalb sind unklare E-Mails in der Geschäftswelt ein Produktivitätskiller, weil sie uns von der Arbeit ablenken können.

Im Folgenden haben wir 10 hilfreiche Tipps und Tricks für Dich zusammengefasst, die Dir das Verfassen von produktiven und klar verständlichen E-Mails erleichtern werden.

1. Vermeide die Funktion „Allen antworten“

Die „Allen antworten“-Funktion solltest Du nur in seltenen Fällen nutzen und nur dann, wenn tatsächlich alle Personen eine wichtige Information erhalten müssen.

In den meisten Fällen ist es allerdings so, dass die Antwort auf eine Mail lediglich für den ursprünglichen Verfasser bestimmt ist. In diesem Fall füllst Du den Posteingang aller anderen Empfänger auf unnötige Weise, da die Mail für sie vermutlich keine Relevanz hat.

2. Formuliere einen aussagekräftigen Betreff

Weil wir so viele E-Mails in unserem Posteingang haben, müssen wir filtern können, welche davon wichtig und relevant sind. Das funktioniert, indem Du einen aussagekräftigen Betreff formulierst.

Dadurch müssen wir nicht jede E-Mail einzeln öffnen und durchlesen, um in Erfahrung zu bringen, ob der Inhalt wichtig ist. Ein aussagekräftiger Betreff reicht in den meisten Fällen aus, um die Dringlichkeit der Nachricht bewerten zu können.

Wenn Du beispielsweise den Empfänger darum bitten möchtest, dass er Dir bei einer bestimmten Aufgabe hilft, kannst Du in Großbuchstaben und in fett markiert „HILFE BENÖTIGT“ schreiben.

Bei einer dringenden Angelegenheit kannst Du demselben Muster folgen und in die Betreffzeile „DRINGEND“ schreiben. Dadurch wird Deine Nachricht im Posteingang von den anderen hervorgehoben.

Deute im Betreff aber gleichzeitig auch klar an, um welche Art von Hilfe es sich handelt, damit der Empfänger genauere Informationen hat.

3. Antworte zeitnah

Deine E-Mails so bald wie möglich zu beantworten ist essenziell, um Deine Produktivität nicht zu stark einzuschränken. Gleichzeitig hilfst Du damit auch dem Empfänger, der auf Deine Nachricht wartet.

Normalerweise solltest Du versuchen, neue E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Wenn Dir per Mail eine schwierige Aufgabe aufgetragen wurde, die Du nicht innerhalb eines Tages erledigen kannst, solltest Du zumindest auf die Nachricht antworten und bestätigen, dass Du sie erhalten hast und Dich darum kümmern wirst.

4. Füge den Empfängernamen als letztes ein

Nahezu jedem ist es schon einmal passiert, dass er versehentlich eine unvollständige E-Mail an jemanden gesendet hat, beziehungsweise die Nachricht an einen falschen Empfänger verschickt hat.

Um das zu vermeiden, solltest Du den Empfängernamen erst am Schluss eintragen, nachdem Du die Mail bereits fertig geschrieben hast.

Außerdem hast Du die Möglichkeit über das Geschriebene zu reflektieren und noch einmal genau zu überprüfen, ob der Inhalt der E-Mail klar und verständlich dargestellt wird.

5. Wähle eine angemessene Anrede

Anonyme Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten grundsätzlich vermieden werden. Stattdessen solltest Du die Person, an die die E-Mail gerichtet ist, persönlich ansprechen. Zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Mustermann“.

Wenn Deine Nachricht an mehrere Personen gesendet wird, musst Du die Hierarchie beachten. Wenn es sich um unterschiedliche Hierarchien handelt und Du eine Mail gleichzeitig an den Chef des Unternehmens und einen Angestellten sendest, solltest Du immer die Person zuerst nennen, die in der Hierarchie an oberer Stelle steht.

Sind die Hierarchien unter den Empfängern gleichmäßig verteilt, kannst Du beispielsweise nach alphabetischer Reihenfolge sortieren. Wenn unter den Empfängern sowohl Männer als auch Frauen sind, nenne die Frauen zuerst.

Achte außerdem auf mögliche Titel. Wenn der Empfänger Deiner Mail einen Doktortitel besitzt, solltest Du den Doktortitel auch in Deiner Anrede integrieren.

6. Formuliere klar und präzise

Es ist wichtig, dass Du in Deiner Nachricht direkt auf den Punkt kommst. Die meisten Menschen sind „Scanner“ und überfliegen ihre Nachrichten, ohne sie sorgfältig Wort für Wort durchzulesen.

Wenn Du eine lange E-Mail mit vielen unterschiedlichen Informationen verfasst, wird Dein Empfänger überfordert sein, da er die wichtigen Informationen zunächst rausfiltern muss, um den Grund Deiner Nachricht zu identifizieren.

Wenn es sich nicht vermeiden lässt, dass Du eine längere Mail verfasst, solltest Du detailreichere Informationen in ein Word Dokument packen und es dem Anhang hinzufügen. Die wichtigsten Stichpunkte kannst Du dann direkt in die E-Mail schreiben.

Dadurch sieht Dein Empfänger direkt, um was es in der Nachricht geht, und hat zusätzlich die Möglichkeit für weitere Details den Anhang zu überprüfen.

7. Füge eine Abwesenheitsmeldung hinzu, wenn Du nicht erreichbar bist

Wenn Du im Urlaub bist oder derzeit nicht im Büro arbeitest, solltest Du eine Abwesenheitsmeldung hinzufügen. Diese eignet sich immer dann, wenn Du nicht die 24h-Regel einhalten kannst und länger bräuchtest, um auf eine E-Mail zu reagieren.

Wenn Dich eine Person anschreibt, erhält sie diese Meldung und weiß dadurch, dass Du vorerst nicht auf die Mail antworten wirst.

8. Nutze eine Standardstruktur

Wie Du bereits gelernt hast, musst Du Deine E-Mails kurz und präzise halten. Um Dir dies zu erleichtern, kann es hilfreich sein, eine Standardstruktur festzulegen.

Zusätzlich wirst Du außerdem weniger Zeit zum Verfassen einer E-Mail aufbringen müssen, da Du Dir keine Gedanken über die Struktur machen musst, die Du bereits im vornherein entworfen hast.

Ein Beispiel für eine geeignete Struktur ist der Beginn mit einer Begrüßung und einem anschließenden Kompliment. Danach solltest Du direkt auf den Grund Deiner E-Mail eingehen.

Hast Du Deinen Grund deutlich gemacht, solltest Du eine Handlungsaufforderung formulieren, damit der Empfänger weiß, was er tun soll. Beende Deine Nachricht mit einer abschließenden Botschaft und der klassischen Abschiedsformulierung.

9. Benenne Deine Anhänge

Solltest Du Deiner E-Mail Anhänge hinzufügen, beachte, dass Du ihnen passende Namen gibst.

Die Benennung der Anhänge ist wichtig, um dem Empfänger möglichst präzise mitteilen zu können, welche Datei sich öffnen wird, wenn er einen bestimmten Anhang anklickt.

Wenn Du keine Namen hinzufügst und stattdessen Dateien in dem Standardformat wie beispielsweise „jpg.1“ anhängst, braucht der Empfänger lange um zu identifizieren, was sich hinter den jeweiligen Dateien verbirgt.

10. Kenne Deine Absicht

Eine E-Mail-Nachricht sollte immer einen Grund haben. Bevor Du die Nachricht verfasst, frage Dich zunächst, was Dein Anliegen für diese Nachricht ist.

Wenn Du keine klare Absicht hinter Deiner Mail hast, solltest Du es infrage stellen, ob es wirklich sinnvoll ist diese überhaupt zu verfassen. Dadurch verschwendest Du sowohl Deine Zeit als auch die des Empfängers.

Wenn Deine Absicht schwer zu verschriftlichen ist, ist es oftmals auch nützlicher, das Telefon zu benutzen, statt eine E-Mail zu verfassen.

Fazit

Weil E-Mails zum Teilen von Informationen im Berufsleben immer wichtiger werden, müssen wir darauf achten, dass wir möglichst wenig Zeit dafür aufbringen. Gleichzeitig sollte auch Dein Empfänger so wenig Zeit wie möglich damit verschwenden müssen, den Inhalt Deiner Mail zu entschlüsseln.

Deshalb ist es essenziell, dass wir uns in unseren Nachrichten kurzhalten und präzise formulieren. Indem wir direkt auf den Punkt kommen, vermeiden wir es, dass der Empfänger unnötig viel lesen muss.

Eine ansprechende Form und die nötige Formalität sind ebenfalls unerlässlich, wenn Du möchtest, dass Deine Nachrichten auch beantwortet werden. Um Dir das Schreiben zu erleichtern, überlege, was Dir wichtig ist, wenn Du eine Mail erhältst.

Richte Dich dann daran, und formuliere Deine eigene Nachricht dementsprechend. Es ist nicht schwer, verständliche und produktive E-Mails zu verfassen, aber es bedarf Zeit und Übung. Sei deshalb geduldig.