7 erprobte Tipps für effektivere Meetings

Regelmäßige Meetings sind ja aus der heutigen Geschäftswelt bzw. unserer täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Dabei können diese aber auch totale Produktivitäts-Killer sein. Wie Du und Dein Team also tatsächlich effektive(ere) Meetings abhältst, erfährst Du hier.

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Jedes Meeting hat ein bestimmtes Ziel, das in einem kurzen Gespräch mit dem Team kommuniziert werden soll, um anschließend die Produktivität zu steigern. Deshalb sollte jedes Teammitglied nach dem Meeting das Gefühl haben, dass die Zeit effektiv genutzt wurde.

Studien bestätigen, dass das regelmäßige Zusammenkommen des Teams in Meetings, zu einer besseren Kommunikation und einem gesteigerten Zusammenhalt führen.

Oftmals beschweren sich aber einzelne Mitarbeiter über die scheinbar endlos lang wirkenden Meetings, die angeblich keine Früchte tragen. Deshalb ist es die Aufgabe eines Unternehmensführers, die Meetings so effizient wie möglich zu gestalten, sodass sie von keinem Mitarbeiter als Zeitverschwendung angesehen werden.

Im Folgenden lernst Du deswegen 7 Strategien und Tipps kennen, die zu einer effektiveren Durchführung von Meetings beitragen.

1. Organisiere Dich vor dem Treffen

Um das Meeting möglichst effektiv durchführen zu können ist es wichtig, dass Du bereits vor Beginn eine gewisse Struktur festlegst. Wenn Dein Meeting nach einer geplanten Struktur abläuft, kannst Du bereits davor die Zeit grob abschätzen, die das Meeting in Anspruch nehmen wird.

Den festgelegten Zeitplan einzuhalten ist wichtig, da einige Meeting-Teilnehmer im Anschluss an das Meeting bestimmte Termine haben könnten.

Wenn Du bereits beim Strukturieren des Meetings bemerkst, dass der Zeitplan möglicherweise nicht eingehalten werden kann, solltest Du das Meeting in mehrere kürzere Treffen aufteilen.

Wenn das Meeting länger dauert als geplant, müssen Teilnehmer ihre potenziellen Termine weiter nach hinten verschieben und werden deshalb mit der Durchführung des Meetings unzufrieden sein.

2. Verfasse Sitzungsprotokolle und stelle notwendige Materialien für die Teilnehmer zur Verfügung

Für die bessere Zeitplanung können die Nutzung von Vorlagen und Materialien für die Teilnehmer hilfreich sein. Wenn Du beispielsweise einige Tage vor Beginn des Meetings den Teilnehmern die Option gibst, ihre wichtigsten Punkte, die sie besprechen möchten, einzutragen, hilft Dir das wiederum bei der Zeitplanung.

Dafür kannst Du beispielsweise in Sammeldokument unter den Teilnehmern verteilen, auf welchem jeder seine Gesprächsideen notieren kann.

Indem Du Sitzungsprotokolle verfasst, sorgst Du dafür, dass die besprochenen Themen und Ergebnisse nicht in Vergessenheit geraten. Deine Sitzungsprotokolle sollten dabei nur auf die wichtigsten Informationen beschränkt sein.

Weil wir in der heutigen Zeit durchgehend mit zahlreichen Ablenkungen konfrontiert sind, ist es wichtig, dass Du die Sitzungsprotokolle direkt während des Meetings verfasst. Dadurch vermeidest Du, dass wichtige Informationen vergessen werden, und erhältst stattdessen eine akkurate Zusammenfassung des Meetings.

Wenn Du ein vollständig angefertigtes Sitzungsprotokoll hast, kannst Du die im Meeting besprochenen Themen auch an andere Mitarbeiter weitergeben, die nicht am Meeting teilgenommen haben. Schließlich solltest Du die Anzahl der Teilnehmer bei Meetings beschränken, um die Effizienz zu erhöhen.

3. Halte die Runde in Meetings klein

Um die maximale Effizienz während des Meetings zu gewährleisten, solltest Du darauf achten, dass die Anzahl der Teilnehmer nicht zu hoch ist.

Wenn Du zu viele Teilnehmer zum Meeting einlädst, gibt es zwar mehr Input, allerdings wird sich dadurch auch die Dauer des Meetings in die Länge ziehen.

Nicht jeder, für den das Meeting relevant ist, muss auch gleich zum Meeting eingeladen werden. Es reicht, wenn Du den Personen die Ergebnisse des Meetings, die Du auf Deinem Sitzungsprotokoll niedergeschrieben hast, mitteilst.

Eine weitere Möglichkeit ist es, ausgewählte Teilnehmer zu bestimmten Slots in das Meeting hinzuzurufen, da ihre Beiträge zu einem spezifischen Thema möglicherweise relevant sind.

Sobald der Themenslot abgeschlossen ist, können diese Personen das Meeting wieder verlassen. Dadurch hältst Du die Anzahl der Teilnehmer immer auf einem Minimum.

4. Erschaffe eine Meeting-Kultur

Um ein produktives Meeting zu führen, müssen zunächst klare Kommunikationsrichtlinien strukturiert werden.

Um diese festzulegen, kann es helfen, ein kleines 10-minütiges Meeting abzuhalten, in dem Du die Diskussionsregeln offenlegst und das gewünschte Verhalten in Meetings definierst. Wenn sich alle Teilnehmer der Meeting-Regeln bewusst sind, kannst Du mit dem tatsächlichen Meeting starten.

Sollte sich einer der Teilnehmer nicht an die zuvor besprochenen Regeln halten, bitte ihn zunächst darum die Regeln zu befolgen und werfe ihn aus dem Meeting raus, wenn er sein Verhalten nach Deiner Ermahnung nicht ändert.

5. Den richtigen Ort für das Meeting auswählen

Die Umgebung Deines Meetings nimmt einen großen Einfluss darauf, ob sich die Mitarbeiter wohl fühlen und beeinflusst damit auch die Effizienz des Meetings.

Es ist klug, sich vor dem Meeting Gedanken darüber zu machen, was das Ziel des Treffens ist. Wenn Du beispielsweise kreative Dinge besprechen möchtest, kann es von Vorteil sein, das Treffen draußen in der Natur abzuhalten. Dort werden die Teilnehmer auf kreativere Gedanken kommen als im langweiligen traditionellen Besprechungszimmer.

Du solltest aber auch beachten, dass Du die Meeting-Umgebung nicht zu bequem und komfortabel gestaltest. Dadurch könnten Deine Mitarbeiter ihre Ernsthaftigkeit verlieren, wodurch die Sitzung ineffektiv wird.

Auch die Ausrüstung des Meetingraums ist wichtig. Werden beispielsweise Telefone oder Computer benötigt, um andere Teilnehmer per Videoanruf zum Meeting einzuladen? Manchmal wird auch ein großer Bildschirm benötigt, um bestimmte Grafiken oder Statistiken zu präsentieren.

Wenn das Meeting länger gehen sollte, kannst Du außerdem dafür sorgen, dass Getränke und Kaffee für die Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

6. Halte das GEMO-Prinzip ein

Das Kürzel GEMO steht für „Good enough, move on?“. Es besagt, dass einzelne Themen nicht bis ins allerkleinste Detail ausdiskutiert werden sollten, sondern irgendwann abgehakt werden müssen, damit man zum nächsten Themenpunkt übergehen kann.

Wenn der Leiter des Meetings denkt, dass ein Thema genügend ausdiskutiert wurde, fragt er in die Runde: „Ist das gut genug, können wir weitermachen?“ (Good enough, move on?). Wenn alle damit einverstanden sind, kann denr Themenpunkt abgehakt werden.

Dadurch wird Zeit gespart, weil man sich bei den einzelnen Punkten nur auf das Wesentlichste beschränkt. Außerdem fördert dieses Prinzip die Reflexion und Konzentration unter allen Teilnehmenden, weil sich die Mitarbeiter stetig denken, ob der Themenpunkt bereits am GEMO-Punkt angelangt ist.

7. Frage nach Feedback

Wenn das Meeting fast abgehakt ist, solltest Du alle Teilnehmer noch nach Feedback fragen. Dadurch haben sie nochmal die Chance, letzte Fragen zu stellen. Außerdem können sie Dir sagen, was sie an dem Meeting gut beziehungsweise schlecht fanden.

Dies hilft Dir wiederum dabei, nachfolgende Meetings besser an die Wünsche Deiner Mitarbeiter anzupassen und sie noch effektiver zu gestalten. Das gibt Deinen Mitarbeitern wiederum mehr Entscheidungskraft, weil sie Verantwortung dafür übernehmen können, wie zukünftige Meetings strukturiert werden.

Fazit

Auch wenn Meetings von Mitarbeitern oft als sinnlos und zeitraubend angesehen werden, sind sie essenziell für den Unternehmenserfolg.

Meetings sind die ideale Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Wünsche zu kommunizieren und an der Strukturierung und Verbesserung des Unternehmens beizutragen. Wenn Du die Tipps einhältst, kannst Du Dein Meeting so produktiv gestalten wie möglich, wodurch auch Deine Mitarbeiter zufriedener sein werden.

Achte nur darauf, das Meeting nicht unnötig in die Länge zu ziehen und bereite Dich strukturiert darauf vor, um möglichst nur wichtige Dinge zu besprechen.

Über den Autor

Eugen Bellon

Eugen Bellon ist Gründer & Geschäftsführer der LearnMedia GmbH. Dem Weiterbildungs-Unternehmen, mit mittlerweile über 10 Jahren Erfahrung in den Bereichen E-Learning, Beratung & Coaching.

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