Konzentrierter arbeiten: 8 wertvolle Tipps und Tricks

In der heutigen digitalen Zeit fällt es uns immer schwieriger konzentriert zu arbeiten. Ständig werden wir durch eingehende E-Mails, Handynachrichten und anderen Chats während der Arbeit abgelenkt.

Das Problem ist allerdings, dass wir durch jede noch so kurze Ablenkung aus unserem Zustand der Konzentration gerissen werden. Es fällt uns danach schwer uns wieder voll und ganz auf die Arbeit zu konzentrieren.

Eine Studie fand nun heraus, dass wir aufgrund der zahlreichen Ablenkungen während der Arbeit fünf Arbeitstage pro Monat verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass wir Ablenkungen vermeiden und wieder lernen, uns ausschließlich auf unsere Arbeit zu konzentrieren.

Im Folgenden wirst Du 8 hilfreiche Strategien und Maßnahmen kennenlernen, die Dir dabei helfen sollen.

1. Etabliere feste Routinen und Gewohnheiten

Indem Du Dir Routinen schaffst, wirst Du in der Lage sein, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Dein volles geistiges Potenzial auszuschöpfen. Hierfür benötigst Du eine starke Selbstorganisation, um eine eigene Struktur zu entwickeln.

Du kannst Dir beispielsweise einen Wochenplan erstellen, in welchem Du genau notierst, welche Projekte Du bis zum Ende der Woche fertiggestellt haben möchtest.

Du kannst Dir auch Deinen nächsten Tag bereits am Vorabend einplanen und Deine Arbeitszeit so strukturieren, dass Du Dir Zeitblöcke für „Deep Work“-Phasen einräumst.

Indem Du Deine Mittagspause täglich auf dieselbe Zeit terminierst, wird sich Dein Kopf von selbst daran gewöhnen und produktiver arbeiten können. Dadurch wird es Dir nach Deiner Pause auch einfacher fallen, Deine Arbeit wieder fortzusetzen.

2. Eliminiere potenzielle Ablenkungen

Um es zu vermeiden, dass wir während unserer Arbeit abgelenkt werden, ist es am besten, jegliche potenzielle Ablenkungen bereits zu Beginn der Arbeit zu eliminieren.

Dazu gehört auch, dass Du Deinen Arbeitsplatz passend einrichtest. Achte beispielsweise darauf, dass Dein Smartphone nicht in der Nähe Deines Arbeitsplatzes ist oder aktiviere den „Nicht Stören“-Modus, um nicht von Benachrichtigungen abgelenkt zu werden.

Auch andere potenzielle Ablenkungen, wie beispielsweise Tabs in Deinem Internet Explorer, die nichts mit Deiner Arbeit zu tun haben, sollten eliminiert werden. Schließe deshalb alle Tabs bis auf diejenigen, die für Deine Arbeit relevant sind.

Wenn Du aus dem Homeoffice arbeitest, solltest Du darauf achten, dass Du einen eigenen Raum zum Arbeiten hast, um nicht von Deinen Kindern oder anderen Hausbewohnern abgelenkt werden zu können.

Wenn Du potenzielle Ablenkungen eliminieren möchtest, gehört dazu auch, dass Du Deinen Arbeitsplatz nach Deinen persönlichen Bedürfnissen einrichtest.

Nutze einen ergonomischen Schreibtischstuhl, sorge für ausreichend Helligkeit am Arbeitsplatz und nutze große Bildschirme, statt lediglich Deinen Laptop. Indem Du einige Pflanzen auf Deinem Schreibtisch platzierst, sorgst Du außerdem für ein angenehmes Raumklima.

3. Setze Fokusblocks

Indem Du Dir sogenannte Fokusblocks setzt, kannst Du Deine gesamte Aufmerksamkeit für eine bestimmte Zeit voll und ganz auf die anstehende Aufgabe bündeln.

Bei der Pomodoro-Technik unterteilst Du Deine Arbeit beispielsweise in jeweils 25-minütige Zeitblöcke und stellst Dir dafür auch einen Wecker. Anschließend arbeitest Du intensiv an der Aufgabe, solange, bis der Wecker klingelt und die 25 Minuten vorüber sind. Nach jedem 25-minütigen „Sprint“ kannst Du eine 5-Minuten-Pause einlegen. Nach jeweils vier abgeschlossenen Sprints darfst Du eine längere 15-20-minütige Pause machen.

Weil Du weißt, dass Du nach den 25 intensiven Arbeitsminuten mit einer 5-minütigen Pause entlohnt wirst, kannst Du während Deiner Arbeitszeit konzentrierter arbeiten. 25 Minuten sind gerade lang genug, damit Du Deinen Fokus aufrechterhalten kannst.

4. Vermeide Multitasking

Weil der Workload über die Jahre hinweg stetig zugenommen hat, werden wir oftmals mit so vielen Aufgaben gleichzeitig bombardiert, dass wir nicht mehr wissen, wo wir eigentlich anfangen sollten, weswegen wir schließlich zu Multitasking neigen.

Multitasking schränkt unsere Konzentration und Produktivität allerdings enorm ein. Wenn das Gehirn zwischen mehreren Aufgaben hin- und herwechseln muss, brauchen wir länger, um uns wieder vollständig auf die anstehende Aufgabe konzentrieren zu können. Aus diesem Grund können wir effektiver arbeiten, wenn wir eine Aufgabe nach der anderen einzeln abarbeiten.

5. Nutze Tools zur Steigerung Deiner Produktivität

Der Vorteil an der heutigen digitalen Welt ist, dass es einige Programme gibt, die Dir dabei helfen können, Deine Produktivität zu steigern. Sie helfen Dir dabei, Deine Arbeit zu organisieren und den Überblick zu bewahren.

Wenn Du eine Aufgabe fertig gestellt hast, kannst Du dies markieren, sodass jeder in Deinem Unternehmen auf Asana sieht, wie weit Du bisher mit Deiner Aufgabenbearbeitung vorangeschritten bist.

Ein weiteres hilfreiches Tool ist das Online-Whiteboard miro. Mithilfe von miro, kann man Online-Post-Its verfassen und an einem Whiteboard anhängen. Das Programm ist vor allem nützlich bei Online-Meetings, da alle Teilnehmer gemeinsam brainstormen können und ihre Ideen per Post-It auf dem virtuellen Whiteboard anheften können.

6. Schlafe ausreichend viel

Eine Studie der Boston Consulting Group fand heraus, dass viele Pausen tatsächlich zu einer Zunahme der Produktivität führen. Dadurch arbeiten Mitarbeiter zwar nicht länger, können aber effektiver arbeiten und in kürzerer Zeit mehrere Aufgaben fertigstellen, da sie ihre volle Energie in die jeweilige Aufgabe stecken können.

Das liegt daran, dass Stress ein enormer Produktivitätskiller ist. Indem wir unseren Stress durch längere Pausen verringern, steigern wir unsere Produktivität. Auch unser Schlaf hilft dabei, den Stress im Alltag zu kompensieren. Ausreichend Schlaf führt zu einer erhöhten Konzentrationsfähigkeit, Kreativität und reguliert unsere Emotionen.

So fand ein Neurologe der Harvard University heraus, dass zwölf aufeinanderfolgende Nächte mit jeweils nur sechs Stunden Schlaf die kognitive Leistung eines Menschen erheblich beeinflussen.

Er vergleicht diese mit dem kognitiven Level einer Person, die seit 24 Stunden wach ist oder einer Person mit einem Blutalkoholspiegel von 0,1 Promille.

7. Sei aktiv und treibe Sport

Neben längeren Ruhephasen solltest Du auch darauf achten, dass Du Dich körperlich betätigst, da sich auch das positiv auf Deine Konzentrationsfähigkeit auswirkt.

Gleichzeitig reduziert Sport Dein Stresslevel, da Du durch die körperliche Betätigung all Deinen aufgestauten Stress ablassen kannst.

Sport sorgt außerdem dafür, dass einige positive Hormone wie Serotonin, Endorphine und Dopamin gebildet werden. Des Weiteren trägt er zu einer besseren Regenerationsfähigkeit des Gehirns bei, wodurch Produktivität und Effektivität gestärkt werden.

8. Tracke Deine Produktivität

Um Deine Produktivität merklich zu steigern, kann es hilfreich sein, diese zunächst zu tracken. Dies kannst Du mithilfe der Produktivitätsformel oder durch Objectives and Key Results (OKRs) machen.

Die Produktivitätsformel lautet „Produktivität = Input : Outcome“. Dabei wird als Outcome das Resultat der geleisteten Arbeit verstanden, während Input den Einsatz des Arbeiters in Form seiner Arbeitsleistung versteht.

Bei der zweiten Methode, der OKR-Methode wird die Kernfrage „Werden die gesetzten Ziele erreicht?“ beantwortet. Der Entwickler von Objectives and Key Results John Doerr stellt folgende Formel auf: „We will (Objective) as measured by (Set of Key Results).”

Unter den Objectives versteht man die richtungsweisenden Ziele eines Projekts. Key Results sind Kennzahlen, an denen der Erfolg des Projekts und damit auch die Produktivität bewertet werden. Wenn die Key Results erreicht sind, ist auch das Objective erreicht.

Am Beispiel eines Bäckers wären die Key Results gleichzusetzen mit der Herstellung eines Kuchens. Das große Objective wäre dabei, die Zufriedenheit des Kunden mit dem erworbenen Produkt, also dem Kuchen.

Fazit

Während die heutige digitale Welt zwar für viel Stress und Ablenkungen bei der Arbeit sorgt, können wir von ihr auch profitieren, indem wir beispielsweise digitale Tools nutzen, um unsere Produktivität zu messen und zu steigern.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass wir uns genug ausruhen können. Dazu gehören ausreichende Pausenzeiten während der Arbeit und viel Schlaf. Dies dient als Reset für das Gehirn und sorgt dafür, dass wir unsere Konzentrationsfähigkeit wieder aufladen.

Indem Du die genannten Tipps und Tricks umsetzt, wirst Du einen bemerkenswerten Unterschied in Deiner Produktivität feststellen.