12 Zeitmanagement-Tipps für smartes, nicht hartes Arbeiten

In diesem Artikel stelle ich Dir 12 besonders effektive Tricks, Strategien und Techniken vor, die Dir helfen werden, dass Du Deine Zeit bestmöglich nutzt, fiese Zeitdiebe eliminierst und so letztlich stressfreier mehr Deiner tatsächlich wichtigen Aufgaben erledigt bekommst.

Was bedeutet eigentlich Zeitmanagement?

Zeitmanagement (auch Zeitplanung) beschreibt eine effektive Zeiteinteilung, um möglichst produktiv zu arbeiten. Effektives Zeitmanagement ist somit auch immer ein Zeichen für eine gute Selbstorganisation.

Es gibt unterschiedliche Zeit- und Selbstmanagement-Methoden zur erfolgreichen Organisation der eigenen Arbeitsweisen. Um diese effizient im Arbeitsalltag zu integrieren, braucht es jedoch etwas Zeit und natürlich auch Selbstdisziplin.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeitmanagement ist wichtig, um ein effektiveres Aufgabenmanagement zu erreichen. Durch gezielte Planung und Strukturierung der Aufgaben können Prioritäten gesetzt und Deadlines eingehalten werden. Dies führt zu einer höheren Produktivität und ermöglicht es, Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen.

Ein gutes Zeitmanagement kann auch dazu beitragen, Stress zu reduzieren, indem Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und es dadurch weniger Hektik gibt. Ebenfalls kann eine ausgewogenere Work-Life-Balance durch besseres Zeitmanagement erreicht werden, indem Zeitblöcke für Arbeit und Freizeit eingeplant und eingehalten werden.

12 Zeitmanagement-Tipps mit welchen Du Deine Ziele erreichst

1. Stehe früh auf

Verlängere Deinen effektiven Tag, indem Du morgens früher aufstehst. Mit diesen ein bis zwei extra Stunden, welche Du jeden Tag zusätzlich nutzen kannst, summieren sich am Ende des Monats zu unglaublichen 30 bis 60 Stunden zusammen. Damit bist Du anderen ungefähr so vielen Stunden Voraus, wie ein Vollzeit-Beschäftigter in einer Woche arbeitet. Nutze diese zusätzliche Zeit, um an Deinen Träumen zu arbeiten und erreiche Ziele, von denen Du vorher nicht zu träumen gewagt hast.

2. Setzte Dir SMARTe Ziele

SMART ist eine Abkürzung, die Dir dabei hilft, großartige Ziele zu definieren. Mit der SMART-Methode kannst Du sicherstellen, dass jedes Ziel – von privaten Zielen bis hin zu grundlegenden Unternehmenszielen – alles hat, dass es zu seinem Erreichen benötigt. SMART steht hierbei für eine Abkürzung, die Dir dabei hilft, Deine Ziele messbarer und damit erreichbarer zu machen.

Die Buchstaben stehen für Spezifisch, Messbar, Ausführbar, Realistisch und Terminiert. Klare und quantitative Ziele mit einem zeitlichen Rahmen schaffen mehr Ordnung und sind auch leichter zu verstehen und umzusetzen. Nutze diese Methode für mehr Klarheit und zielgerichtetere Arbeit, um Deine Vorhaben effizient zu erreichen.

3. Erfasse Deine Zeit

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann Dir dabei helfen herauszufinden, wo Du unnötige Zeit verschwendest und wie Du Deine Zeit effektiver nutzt. Tools wie TimeCamp bieten hier Zeitmanagement-Funktionen, die es Dir ermöglichen, die Computernutzung automatisierst zu verfolgen und Produktivitätsanalysen für Dich und jeden Mitarbeitenden zu erstellen.

Die Lösung teilt auch automatisierte wöchentliche E-Mails, in denen abgeschlossene Arbeiten, Zeitverschwendung, produktive Stunden und Listen von zeitaufwändigen Websites zusammengefasst sind, damit Du und Dein Team in Zukunft noch effizienter arbeiten könnt.

4. Mache jeden Morgen Deine MITs

Beginne jeden Morgen damit Deine Most Important Tasks, also Deine wichtigsten Aufgaben, abzuarbeiten. Oft verschwenden wir unsere Zeit damit, dass wir irgendwelche Aufgaben mit niedrigem Stellenwert abarbeiten und am Ende des Tages, trotz vermeidlicher Produktivität, kaum Fortschritt gemacht haben.

Indem Du Dich darauf konzentrierst, jeden Morgen Deine A-Prioritäten zu erledigen, wirst Du innerhalb von kürzester Zeit Dein Produktivitätslevel vervielfachen können und Deine Ziele schneller erreichen denn je.

5. Entdecke Deine Ruhezone

Du solltest Deine persönliche Ruhezone finden, da es Dir diese ermöglicht, Dich von der Hektik des Alltags zu erholen und Dich mental und emotional zu regenerieren. Eine Ruhezone kann sein, wo immer Du Dich wohl und sicher fühlst, wie zum Beispiel zu Hause, im Park oder in einem ruhigen Raum bei der Arbeit. Wenn Du Deine Ruhezone gefunden hast, wirst Du merken, dass Du Dich besser konzentrieren und Deine Aufgaben effektiver erledigen kannst.

6. Entferne Ablenkungen aus Deinem Leben

Eines der häufigsten Probleme unserer Leser und Kunden ist, dass sie nicht zu wenig Zeit für ihre Ziele haben, sondern während ihren Arbeitsblöcken meist abgelenkt und unkonzentriert sind. Um fokussiert arbeiten zu können, solltest Du Deine Geräte in den „nicht stören“-Modus schalten und andere Ursachen für Ablenkung von Deinem Arbeitsplatz eliminieren.

Damit Du keine wichtigen E-Mails und anderen Mitteilungen verpasst, planst Du Dir für genau diese Zwecke eigene Zeitblöcke in Deinen Zeitplan ein. In diesen und auch nur in diesen, liest und beantwortest Du dann Deine Emails, um in der restlichen Zeit ablenkungsfrei und konzentriert arbeiten zu können.

7. Beende Multitasking – Qualität vor Quantität

Stoppe Multitasking! Es beeinträchtigt die Qualität Deiner Arbeit, da Deine Aufmerksamkeit ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und hergeschaltet wird. Außerdem führt es dazu, dass die Arbeit länger dauert, da der Wechsel zwischen Aufgaben Zeit in Anspruch nimmt.

Es ist besser, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sie vollständig abzuschließen, bevor Du zur nächsten Aufgabe übergehst. Auf diese Weise verbesserst Du die Qualität Deiner Arbeit und kannst deutlich schneller Fortschritte machen.

8. Mache mehr Pausen

Mache häufiger kleine Pausen. Zugegeben, mehr Pausen zu machen klingt erst einmal nicht nach erhöhter Produktivität, dennoch belegen einige Studien genau das. Pomodoro nennt sich diese Arbeitstechnik und sie teilt sich in Arbeits- und Pausenblöcke auf. Die häufigsten Einteilungen sind 50/10 oder 25/5, also 50 Minuten konzentriertes Arbeiten, gefolgt von 10 min Pause.

Indem Du immer wieder kleine Pausen machst, entlastest Du Dein Gehirn und sogst dafür, dass Du Dich nicht so schnell überfordert oder erschöpft fühlst. Insgesamt benötigst Du durch diese Methode weniger Zeit zum Regenerieren und kannst dadurch konzentrierter sowie produktiver arbeiten.

9. Lass Dich inspirieren

Zitate, Hörbücher, Videos und Podcasts können eine großartige Quelle der Inspiration und Motivation sein. Sie bieten Dir die Möglichkeit, von erfolgreichen Menschen und deren Erfahrungen zu lernen und sich von ihrer Perspektive inspirieren zu lassen.

Hörbücher und Podcasts können auch während täglichen Routinen wie dem Autofahren oder der Hausarbeit gehört werden, was Zeit spart, die sonst für die Lektüre von Büchern oder die Anschauung von Videos verwendet werden müsste. Zudem kann das Hören von Hörbüchern und Podcasts auch die Konzentration und das Verständnis von komplexen Themen verbessern.

10. Vernachlässige nicht Deinen Schlaf

Um produktiv und konzentriert arbeiten zu können, ist es sehr wichtig, dass Du ausreichend schläfst. Forscher haben in Studien herausgefunden, dass Männer mit ungefähr 6,5 bis 7,5 Stunden Schlaf am produktivsten sind. Bei Frauen liegt dieser Wert bei circa 7 bis 8 Stunden Schlaf.

Wenn Du Dich häufig erschöpft fühlst, kann es gut sein, dass Du entweder zu kurz oder aber auch zu lange schläfst. Teste Deinen Körper etwas und finde die für Dich optimale Erholungsdauer selbst heraus. Diese kleine Anpassung kann dazu führen, dass Du morgens einfacher aus dem Bett kommst und Dich den ganzen Tag über fit fühlst.

11. Mache weniger

Tu weniger, dafür aber wirkungsvoll. Um Deine bestmögliche Leistung abzurufen, ist es wichtig, dass Du Dich auf wenige Aufgaben und Ziele fokussierst. Nur so kannst Du gewährleisten, dass Du Deine Energie für die wichtigsten Prioritäten einsetzt und dadurch das meiste aus Deiner Zeit herausholst.

Die Gewohnheit, sich auf nur eine, maximal drei Sachen in einem gewissen Zeitraum zu konzentrieren, ist eine der wirkungsvollsten, die Du in Deinem Leben erlernen und anwenden kannst.

12. Fasse ähnliche Aufgaben zusammen

Indem Du Aufgaben des gleichen Typs bündelst und auf einmal abarbeitest, sparst Du Dir viel unnötige Vorbereitungs- und Einarbeitungszeit. Plane Dir deshalb festgelegte Zeitblöcke in Deinen Kalender ein, um diese Aufgaben zu erledigen.

Anstatt jede einzelne E-Mail nach dem Erhalt sofort zu beantworten, tust Du dies nur noch innerhalb von 3 bis 4 festgelegten Uhrzeiten. Statt Büromaterial jedes Mal erst dann zu bestellen, wenn etwas ausgeht, planst Du dafür feste Tage im Monat ein. Diese einfache Gewohnheit ermöglicht es Dir, Deine Zeit effizienter zu nutzen und konzentrierter an Deinen Aufgaben zu arbeiten.

Das Wichtigste zum Schluss

Um Dein Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern, ist es essentiell wichtig, dass Du Dir Gewohnheiten aufbaust und diese pflegst. Nur einmaliges Ausprobieren der Tipps bringt meist nicht die erhoffte Veränderung, denn diese ist ein Prozess, der von Zeit zu Zeit immer besser funktioniert.

Außerdem solltest Du Dich nicht von Anfang an überfordern, sondern besser mit nur zwei bis drei Tipps beginnen. Wie Du aus Tipp 11 weißt, ist weniger oft mehr. Wenn Du diese Gewohnheiten erst einmal aufgebaut hast, kannst Du auch damit beginnen, Dir weitere Tipps anzueignen.