Papierlos arbeiten: 7 Tipps für das perfekt organisierte Büro

Das papierlose Büro ist schon seit Jahren in aller Munde, aber nur sehr wenige Unternehmen haben ein vollständig oder weitgehend papierloses Büro erreicht. Und ja, es gibt viele Stellschrauben und Veränderungen sind schwierig.

Aber in diesem Jahrzehnt ist eines der besten Dinge, die Du für Dein Unternehmen tun kannst, das Papiernutzung zu reduzieren und Deine Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Im Folgenden findest Du deshalb sieben Tipps, wie Du Dein Unternehmen schneller & einfacher in eine papierlose Zukunft führen kannst.

1. Führe Benennungsregeln für Dateien ein (oder setze sie durch)

Bevor Du irgendetwas mit Software, Hardware oder Prozessen machst, musst Du Dich entscheiden, wie Du Deine Dateien und Namen benennen willst. Wirst Du nach Abteilungen organisieren? Nach Kundennamen? Art des Dokuments? Dem Jahr?

Es gibt keinen branchenübergreifenden Standard, aber im Allgemeinen sollten die Namen so beschreibend wie möglich sein und gleichzeitig so kurz wie nötig. Wenn Du Dateien mit 20 Wörtern benennst, die durch Bindestriche getrennt sind, wird es später mühsam sein, sie zu sortieren.

Stelle sicher, dass alle, die Dokumente zu Deinem Content Management System oder gemeinsamen Laufwerk hinzufügen, in diesen Namenskonventionen und Dateizielen geschult sind.

2. Beende die Papierflut mit E-Formularen

Jeder, der für die Aufnahme von Mitarbeitern, Patienten oder Mitgliedern verantwortlich ist, kann Dir sagen, dass die Aufnahme neuer Personen mit einer Menge Papier verbunden ist.

Aber wie wäre es, wenn Du einem neuen Mitarbeiter einen Link zu einer privaten Website schickst, über die er vor seinem ersten Tag in der Praxis Formulare ausfüllen kann, anstatt Hunderte von Kopien von Begrüßungspaketen oder Papierkram auszudrucken? Wie wäre es, wenn Du einem Patienten ein Tablet aushändigst, auf dem er seinen Versicherungswechsel ausfüllen kann?

Mit E-Formularen kannst Du genau das tun. Du kannst so ziemlich jedes erdenkliche Papierformular in ein elektronisches Formular umwandeln. Und das Beste daran? Du kannst eine Vorauswahl von Auswahlmöglichkeiten treffen oder dafür sorgen, dass ein Benutzer ein Feld ausfüllen muss, bevor er es abschickt.

So sparst Du nicht nur Papier, sondern auch Fehler und kostbare Zeit, die Du damit verbringst, herauszufinden, was die Handschrift einer Person bedeutet.

Ein Beispiel: Einer unserer Kunden verwendet ein E-Formular für die Anmeldung zur Krankenversicherung. Die Möglichkeit, die Antworten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, hat den Zeitaufwand für die Überprüfung und Eingabe der Daten nahezu eliminiert.

3. Beginne mit digitalen Unterschriften

Beginne damit, digitale Unterschriften zu nutzen. Sie sparen Zeit und Geld und erhöhen die Effizienz im Arbeitsablauf. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, Kunden und Patienten, Formulare von überall aus und zu jeder Zeit zu unterschreiben, ohne dass Papierdrucke erforderlich sind. Auch die Nachverfolgbarkeit von Unterschriften wird erleichtert, was für die Einhaltung von Vorschriften und Prüfungen von Vorteil ist.

Zusätzlich kann das Risiko von Fälschungen und Unterschriftenverfälschungen verringert werden. Es ist ein einfacher und sicherer Weg, um die Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

4. Anschaffung von Desktop-Scannern, um eingehendes Papier zu digitalisieren

Eine weitere gute Möglichkeit ist es, Desktop-Scanner zu benutzen, um eingehendes Papier sofort zu digitalisieren. Diese können Dir helfen, das Management von Dokumenten zu vereinfachen und die Effizienz im Arbeitsablauf zu erhöhen.

Mit einem Desktop-Scanner kannst Du Papierdokumente schnell und einfach in digitale Dateien umwandeln, die dann gespeichert, organisiert und geteilt werden können. So kannst Du zum Beispiel sicherstellen, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen und jederzeit darauf zugreifen kann.

Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten wird erleichtert, da sie durchsuchbar sind. Durch die digitale Speicherung kannst Du auch Platz sparen und Papierverschwendung vermeiden.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach per E-Mail oder anderen digitalen Wegen zu versenden. Insgesamt erhöht die Verwendung eines Desktop-Scanners die Effizienz, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit Deines Unternehmens oder Deiner Arbeitsumgebung.

5. Recherchiere und implementiere ein Dokumenten- oder Content-Management-System

Auch wenn Du mit Scannern und E-Formularen Papier einsparen kannst, brauchst Du immer noch eine Möglichkeit, diese Informationen zu verwalten. Hier kommt ein Dokumenten- und/oder Content-Management-System ins Spiel.

Diese Systeme sind speziell dafür ausgelegt, Informationen zu speichern, zu finden und zu verschieben. Ein Dokumentenmanagementsystem eignet sich am besten für die Speicherung, das Auffinden und die gemeinsame Nutzung Deiner gescannten und elektronischen Dokumente.

Ein Content Management System ermöglicht die Speicherung aller Arten von Informationen (Bilder, mp3-Dateien, Videos, digitale Faxe usw. zusätzlich zu Dokumenten) und verfügt über fortschrittliche Funktionen wie Workflow, um Deine Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Ja, Google Docs und Microsoft SharePoint können als zentrale Ablage für Deine elektronischen Dokumente dienen. Aber spezialisierte Dokumentenmanagement-Software ermöglicht die Bearbeitung, das Anbringen von Anmerkungen und eine viel sicherere gemeinsame Nutzung mit einfachen Integrationen in die Systeme, die Du bereits nutzt.

Es gibt viele Möglichkeiten für die Verwaltung von Inhalten, also stelle sicher, dass Du recherchierst (oder Dich mit Deiner Firma berätst) und Dir überlegst, wie der zukünftige Zustand Deines Unternehmens aussehen soll. Wenn Du Dich für ein System mit den richtigen fortschrittlichen Funktionen entscheidest, auch wenn Du sie nicht alle auf einmal einführst, kannst Du sicher sein, dass Du bei der Sache bleibst!

6. Integriere Deine bestehenden Systeme in die neuen Prozesse

Eines der Dinge, die wir häufig hören, ist, dass die Unternehmen ihre Systeme nicht ändern wollen. Und weil sie ihre Prozesse nicht ändern wollen, erledigen sie immer noch einen Großteil ihrer Arbeit auf Papier.

Wir verstehen das! Wenn Dein Unternehmen mit einem System vertraut ist, ist es wirklich schwer, alle Mitarbeiter(innen) dazu zu bringen, ein neues zu erlernen. Die gute Nachricht ist, dass Du das System, das Du so sehr magst, nicht unbedingt aufgeben musst, um papierlos zu werden.

Ein weiterer Vorteil von einer Integration ist, dass Du mit einem Dokumentenmanagementsystem automatisch die Sicherheit Deiner Dokumente erhöhst. Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht.

Außerdem kannst Du jederzeit nachverfolgen, wer welche Dokumente aufgerufen hat und wann. Diese Überwachungsfunktion ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten. Mit einem Dokumentenmanagementsystem kannst Du also nicht nur Zeit und Papier sparen, sondern auch Deine Daten schützen.

7. Erwäge das Outsourcing Deiner Poststelle

Eine weitere Möglichkeit, Papier zu sparen, ist der Wechsel zu einer ausgelagerten Poststelle. Wenn Du die Poststelle auslagerst, kannst Du Deine Post von einem anderen Dienstleister bearbeiten lassen. Sie können sie einsammeln, einscannen und dem Empfänger zustellen oder sie direkt in einen Workflow einspeisen.

Aber was ist mit Rechnungen? Die werden eingescannt und an die Buchhaltung geschickt. Versicherungsansprüche? Eingescannt und an Deine Bearbeitungsabteilung geschickt. Keine Sorge, alle Deine Geschäftsprozesse können weiterhin durchgeführt werden – ohne dass Dein Büro auch nur ein einziges Stück Papier zu Gesicht bekommt.

Wie entscheidest Du Dich?

Es gibt zwei Ansätze, die Du wählen kannst, um diese Transformation erfolgreich zu gestalten:

• Eine vollständige Überarbeitung mit Projektzeitplan

• Schrittweise Veränderung, bei der Du eine Sache nach der anderen tust

Keiner von beiden ist der “richtige” Weg. Es kommt ganz auf Dein Unternehmen an. Wenn Du ein großes Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Anwendungen bist, musst Du wahrscheinlich eine komplette, mehrjährige Umstellung mit mehreren Meilensteinen planen.

Wenn Du ein kleineres Unternehmen mit mehr Flexibilität bist, möchtest Du vielleicht nur mit ein oder zwei Dingen beginnen, warten, bis sich Deine Mitarbeiter/innen an die Änderungen gewöhnt haben und dann weitere Dinge einführen. Ein Beispiel: Vielleicht fängst Du mit der Anschaffung von Scannern und der Verwendung von E-Formularen an und automatisierst dann später die Prozesse in der Buchhaltung.

Egal, welchen Schritt Du zuerst unternimmst, Dein Unternehmen wird auf dem besten Weg sein, seine Prozesse zu optimieren und die Papierberge zu beseitigen.